ASIAKAS
Kaarinan apteekki
Apteekkari Helena Lehtinen
Noin 16 työntekijää
Noin 140 000 reseptiä vuosittain
Pyhäpäivän iltana soi puhelin. Farmaseutti on sairastunut eikä pääse töihin seuraavana päivänä. Vielä viime vuonna proviisori Jarna Heikkosen olisi pitänyt kiiruhtaa iltalenkiltä kotiin tai työpaikalle selvittämään sijaistilannetta. Nyt hän napsauttaa älypuhelimen auki ja tutkii työvuorolistoja. Sopiva sijainen saadaan yhdellä soitolla.
Kaarinan apteekki otti Receptumin välittämän HRSuunti-työvuorosuunnitteluohjelman käyttöön vuoden 2015 alussa. Farmaseutti Jenny Holländer oli sitä ennen ehtinyt tehdä työvuoroja 10 vuoden ajan Excel-ohjelmalla. Uusi ohjelma vakuutti hänet heti.
”Excelissä jouduin suunnittelemaan työvuorolistapohjat itse ja käyttämään suunnittelun apuna milloin työehtosopimusta, milloin kalenteria. Esimerkiksi juhlapyhien ajankohdat piti aina erikseen tarkistaa ja katsoa, onko pyhien takia esimerkiksi lyhennetty työaika”, Jenny Holländer kertoo.
”Kun tein vuorolistoja Exceliin, oli aina lisäksi se pieni mahdollisuus, että unohtaisin tallentaa tiedot ennen koneen sulkemista. Silloin olisi mennyt päivän työ hukkaan. HRSuunti-ohjelma tallentaa automaattisesti muutokset, eikä tätäkään huolta ole enää”, Jenny sanoo naurahtaen.
Turhan käsityön määrä on vähentynyt uuden ohjelman myötä.
”Ohjelmassa on ihan kaikki tarpeellinen valmiina jokaiselle työntekijälle: henkilötiedot, lomakertymät ja työvuodet”, Jenny kehuu.
Lomatoiveet hetkessä järjestykseen
Jos HRSuunti on helpottanut Jennyn työtä, se ilahduttaa myös apteekin muita työntekijöitä.
Uuden ohjelman myötä jokainen voi katsoa HRwebistä omalta tietokoneelta tai älypuhelimesta omat vuoronsa ja lisätä listaan toiveensa sopivista vuoroista.
”Ennen sain lomatoiveetkin sähköpostina jokaiselta erikseen ja niiden kokoamisessa oli oma vaivansa. Lippuja ja lappuja kertyi vino pino. Nyt kaikkien vuoro- ja lomatoiveet on valmiiksi ohjelmassa ja suunnittelu on huomattavasti helpompaa, Jenny kiittää.
Jenny Holländerin mukaan ohjelmalla voi lähettää valmiit listat myös sähköpostilla ja tekstiviestinä työntekijöille.
Kaikki näkevät työvuoronsa netistä
Työvuorolistojen suunnittelu on sujunut hyvin, vaikka farmaseutti Jenny Holländer on ollut opintovapaalla biotieteitä opiskelemassa. Kun listat ovat netissä, yhteistyö proviisorin kanssa onnistuu kuin jos oltaisiin samassa tilassa. Kun proviisori Jarna Heikkonen naputtaa ohjelmaan tiedot poissaolojen syistä ja sijaistuksista, ne päivittyvät saman tien Jennyn kotikoneelle.
”Pystyisimme siirtämään tällä ohjelmalla palkkatiedotkin suoraan palkanlaskentaan. Ehkä se on seuraava vaihe”, Jarna Heikkonen haaveilee.
Sekä farmaseutti että proviisori arvostaisivat työvuorosuunnitteluohjelman integrointia MAXXiin: ”Silloin voisimme hyödyntää suoraan esimerkiksi asiakasmääräraportteja työaikasuunnittelussa”, Jenny ja Jarna innostuvat.
Parasta HRSuunti-ohjelmassa
Farmaseutti Jenny Holländerin mukaan parasta HRSuunti-ohjelmassa ovat seuraavat kolme asiaa:
- Ohjelma huomioi mm. juhlapyhät ja työehtosopimuksen tiedot.
- Kaikki työntekijät näkevät vuoronsa ja loma-aikansa netistä ja voivat esittää niihin toiveita.
- Nopea ja varma käyttää. Inhimilliset virheet ja tallennusongelmat on minimoitu.
