För ett år sedan befann sig apotekaren Kirsi Pietilä i en mycket vanlig situation, som många finländska apotekare råkar ut för varje år. Hon började som ny apotekare i maj 2014, efter att den dåvarande apotekaren gick i pension. Många saker hade väntat på den nya apotekaren i det traditionella och ett av Helsingfors största apoteken, Gårdsbacka apotek.
”När jag ordnade det första infotillfället för de anställda, berättade jag att jag kommer att ändra på allting här”, minns Pietilä den första tiden. Hon hade egentligen inget annat val. Eftersom förutsättningarna för apotekens affärsverksamhet hade åtstramat under de föregående åren var man tvungen att kontinuerligt utveckla och effektivisera apotekens verksamhet.
Renoveringen gav mer utrymme och ett modernt utseende
Kampanjprodukterna har en egen synlig hyllplats
De gamla utrymmena i Gårdsbacka apotek var alltför små och trånga för apotekets stora kundströmmar i den snabbt växande förorten. Allra först måste man hitta mer utrymme någonstans. ”Först i november fick vi efter förhandlingar ett avtal och tilläggsutrymme här bredvid och vi kunde börja göra upp ordentliga planer för en renovering. Vi fick 85 kvadratmeter mer utrymme och nu är apoteket 330 kvadratmeter stort”, säger Pietilä.
Vid renoveringen förnyades i praktiken hela apoteket inklusive inredning, hyllor, belysning, övervakningskameror och kösystemet. Egenvårdsprodukterna och apotekets kosmetika fick betydligt mer utrymme än tidigare och servicediskarna blev moderna, även ur de anställdas perspektiv.
”Renoveringen genomfördes steg för steg, ett område åt gången, så att apotekets affärsverksamhet hela tiden fortsatte. Endast tre lördagar stängde vi apoteket några timmar tidigare. En så här omfattande renovering i flera skeden var inte en helt enkel sak”, berättar Pietilä.
I början av maj ordnade man en invigningsfest i Gårdsbacka apotek. Samtidigt förlängde man apotekets öppettider och håller numera öppet även på söndagar. ”Under renoveringsarbetet lade vi märke till att många människor passerar apoteket på söndagar. Därför beslöt vi prova på söndagsöppet. Åtminstone den första söndagen nådde vi vårt mål”, säger Pietilä.
Ett nytt apotekssystem i bruk
Att välja ett nytt apotekssystem var ingenting självklart för Kirsi Pietilä. Hon var en van användare av systemet Salix redan från sin tid i det föregående apoteket, Malms apotek, där hon fungerade som apotekare i nio år. Alla anställda i Gårdsbacka apotek var vana vid Salix.
”Det gamla apotekssystemet måste i vilket fall som helst förnyas för att effektivisera verksamheten. Jag vågade inte prova på nya PD3, eftersom programmet ännu inte hade testats i ett så här stort apotek. Jag var bekant med MAXX-systemet från min mans apotek, men visst var det ett spännande projekt att förnya apotekssystemet till ett helt annat i ett så här stort apotek”, berättar Pietilä.
Gårdsbacka apotek förnyade apotekssystemet före renoveringen förra året. ”Det var en verkligt omfattande förändring för de anställda och har krävt en hel del utbildning. En del av personalen har lärt sig det nya systemet snabbt, andra långsammare. Därför ordnade vi utbildning ännu i maj”, säger Pietilä.
”Personligen har jag varit mycket nöjd med MAXX. Med hjälp av programmet kan man effektivisera apotekets verksamhet och till exempel få bra information om kampanjer.”
De tre viktigaste kärnprocesserna
Könummerpunktens synlighet gör det enklare för kunderna
”Vi vill att Gårdsbacka apotek ska förbli det ledande apoteket i östra Helsingfors. Det kräver att man tänker om vad gäller alla funktioner och att de effektiviseras”, anger Pietilä som sitt mål.
Hon har fastställt tre kärnprocesser som apotekets utvecklingsobjekt och man har redan börjat förbättra dem: recepthantering, egenvårdsprodukter och produktlogistik.
”Vi har bildat ett team för varje kärnprocess och deras uppgift är att föra processen vidare. När de här processerna fungerar korrekt kan jag förhoppningsvis nästa vår fokusera på att utveckla apotekets tjänster.”
Processen med att förnya recepthanteringen har nått längst och vi kan redan se resultaten. I apoteket har man bland annat förnyat receptlådorna i ordningsföljd enligt åtgång. ”Nästa sommar kommer vi att klara oss med ett färre antal anställda än under tidigare år”, berättar Pietilä.
Efter sommaren tar vi itu med att göra kundservicen inom egenvård och varulogistiken effektivare.
”Jag visste att det tar mycket tid att utveckla verksamheten i ett stort apotek, men jag blev överraskad av hur mycket tid det egentligen tar. Jag har lärt mig att när kundströmmen är så stor som här i Gårdsbacka så tar det tid att få förnyade arbetsmetoder att bli rutin”, berättar Pietilä.
Att utveckla ett stort apotek tar tid. Med rätta arbetsredskap går det snabbare.
KUND
Gårdsbacka apotek
Apotekare Kirsi Pietilä
Grundat 1967
Antal anställda över 20 st.
168 786 recept årligen
