Enligt apotekare Mauri Sarriola är en genomgång och effektivering av processerna något av det viktigaste en apotekare borde göra.
”Ganska många arbetsskeden och funktionsknappar”, tänkte apotekare Mauri Sarriola när han hanterade recept i det nya apoteket förra januari. Redan då visste den nya apotekaren i Kervos första apotek att han stod inför ett byte av apotekssystem och därför också måste gå igenom processerna.
”I mitt tidigare apotek, apoteket Porin Asema, använde vi MAXX och jag var övertygad om att det skulle vara till nytta även i mina nya apotek. Till exempel vad gäller beställningsfunktioner blev funktionerna betydligt klarare när vi använde MAXX”, berättar han.
Förnyandet av ett apotek börjar med en genomgång av processerna
”Läkemedlen ger apoteken ett allt mindre täckningsbidrag och därför måste vi både effektivera vår verksamhet och hitta nya affärsmodeller”, berättar apotekare Mauri Sarriola.
Enligt apotekare Mauri Sarriola är en genomgång och effektivering av processerna något av det viktigaste en ny apotekare borde göra. Han vidtog genast åtgärder för att ändra processerna när han i januari började som apotekare vid Kervos första apotek och dess filialapotek.
I maj hade alla tre apotek överförts till apotekssystemet MAXX, Ändringsprocessen tog i praktiken en dag per apotek. Personalen hade i över en månad övat på att använda programmet på en träningsdator innan dess. Receptums gäng jobbade långa dagar för att bytet skulle kunna gå snabbt.
”Bytet gick utmärkt och apoteket höll inte stängt någon timme extra. Det måste man tacka hela personalen för. De lärde sig även programmet mycket snabbt”, berömmer Sarriola.
Hanteringen av recept blev dubbelt så snabb
Sarriola poängterar att i ett apotek måste hela systemet fungera som en orkester, i samma rytm och tonart, för att man ska kunna utveckla arbetets effektivitet och funktionalitet på rätt sätt.
”De olika delarna av systemet måste kommunicera sinsemellan och på ett logiskt sätt. Det är även viktigt att man inte behöver vara en datanörd för att kunna använda funktionerna”, säger Mauri Sarriola.
Han är övertygad om att funktionalitet även ger effektivitet.
”Arbetet går snabbare eftersom alla e-recept numera kan hanteras samtidigt och man kan hitta tilläggsuppgifter på nätet utan att händelsen avbryts”, berömmer farmaceut Maaria Räisänen som har kommit på besök. Hon uppskattar även att antikroppar och läkarens noteringar visas på ett utmärkt sätt när receptet hanteras.
Sarriola bedömer att hanteringen av recept har blivit betydligt snabbare.
Räisänen påpekar ännu innan hon lämnar rummet att även kommunikationen har blivit enklare.
”Nu behöver vi inte längre öda tid och energi på att säkerställa att kunden har fått meddelande om till exempel en bortglömd medicin. Programmet påminner genast om detta när kunden igen finns på plats”, berättar Räisänen.
Det lönar sig att slopa en del av de gamla verksamhetssätten
Enligt Sarriola är ett byte av system en utmärkt tidpunkt för att kritiskt granska alla funktioner.
”Det faktum att man alltid har gjort på ett visst sätt är inte en orsak att fortsätta på samma sätt. Vi lade märke till att vi med det nya systemet kunde lämna bort en del onödiga åtgärder”, berättar han.
Han har särskilt kunnat effektivera sitt eget arbete genom de grafiska rapporterna som är enkla att läsa och tolka.
”Jag kan reagera snabbt på förändringar inom försäljningen. Dessutom kan man alltid använda de mångsidiga rapporterna i MAXX när man förhandlar med en försäljningsrepresentant”.
MAXX skapar möjlighet till nya tjänster
Kervos första apotek flyttar i oktober in i nya utrymmen bredvid en stor market. Apotekaren beställde flyttpaket med full service från Receptum, inklusive installation av ADB-, telefon och övervakningskameror.
”Det nya systemet fungerar och all kan redan använda det så nu känns även flytten enklare”, säger Sarriola glatt.
Sarriola hoppas och tror att det nya apotekssystemet kommer att stödja apotekens strukturförändring.
”I framtiden ger maskinen oss eventuellt tips om till exempel vilka egenvårdsprodukter vi ska erbjuda kunden eller vad kunder som har köpt andra motsvarande produkter har köpt”, säger Sarriola.
KUND
Kervo första apotek och filialapoteken i Savio och Ahjo
Apotekare Mauri Sarriola
Cirka 23 anställda
Cirka 102 000 (huvudapoteket) och 48 000 (filialapoteken) recept årligen
