Provisor Anna Lietzen berättar hur användandet av ärenden underlättar arbetet för alla.
När Nummisbackens apotek i Åbo började överföra all kundinformation till MAXX-systemet kunde man snabbt se fördelarna. ”Alla anställda började använda ärenden inom kundbetjäningen och lade ganska snabbt märke till att detta gjorde det egna arbetet enklare”, berättar provisor Anna Lietzen.
Idag finns inte längre några som helst uppgifter om kunder och produkter på minneslappar i Nummisbackens apotek, utan allt finns i datorn.
”Ett så här stort apotek skulle inte längre kunna fungera ordentligt om vi inte skulle utnyttja ärenden. De utgör ett villkor för att informationen ska fungera”, berättar apotekaren Jaana Vartiainen.
I Nummisbackens apotek används ärenden främst för att göra kundbeställningar och produktreservationer, men även för att förmedla annan kundinformation, såsom begäran om att ringa upp, meddelanden om förnyande av recept och begäran om tillstånd.
Fördelarna med användandet av ärenden
”Användandet av ärenden gör kommunikationen smidigare, eftersom vi använder oss av tillfällig arbetskraft under rusningstoppar. Då ser alla genast kundens uppgifter, finns det någon produkt som väntar eller vad ska man utreda”, säger Anne Lietzen.
En annan fördel är att när man i ärendena gör en produktreservation för kunden beställs produkten i fråga automatiskt. ”Nu behöver vi inte längre komma ihåg att beställa produkten separat, utan allt sker automatiskt”, berättar Lietzen.
En tredje fördel är att då kunden kommer till apoteket kan man genast se på FPA-kortet om produkten väntar på hyllan. Tidigare kom kunden inte alltid ihåg att fråga efter den beställda produkten vid apoteksbesöket och den kunde då glömmas kvar på hyllan.
”Avsikten är att ännu skriva anvisningar för användandet av ärenden där man snabbt kan se vilket servicetillfälle lämpar sig bäst i vårt apotek för kundbetjäningstillfället i fråga”, berättar Lietzen.
”Receptum har under ett år utvecklat ärendena mycket”, tackar Vartiainen. Nu kan man till exempel anteckna i ärenden att en produkt ska beställas åt kunden om en månad. Produkten beställs vid rätt tidpunkt. Beställningen glöms inte bort och görs inte för tidigt bara för att sedan vänta i lagret.
Tillväxt med renovering
Apotekare Jaana Vartiainen utnyttjar effektivt MAXX inom apotekets affärsverksamhet.
Apotekare Jaana Vartiainen började som apotekare i Nummisbackens apotek i Åbo i januari 2014 och som sin första uppgift lät hon utföra en renovering i mars. Då förnyades apotekets skyltar, ljusreklamer och markiser. Senare på hösten förnyades hela belysningen i apoteket, serviceutbudet förbättrades och man byggde nya diskar för recepthantering.
”Vi funderade som helhet på hur informationen inom apoteket går fram. Vi arbetade för att lämna bort allt fumlande. Tack vare renoveringen fick vi mer synlighet för produkterna, kunderna kunde röra sig enklare i apoteket och arbetet kändes trevligt för oss alla. Vi har inte hyrt en enda kvadratmeter till”, berättar Vartiainen om renoveringen. Kunderna har berömt det nya apoteket.
I samband med renoveringen fick Vartiainen mycket hjälp av Receptum. ”Jag kan nog ge dem ett berömligt vitsord. Receptum är en äkta samarbetspartner. Vad saken än gäller får man hjälp av dem”, tackar Vartiainen.
Nummisbackens apotek i Åbo är ett apotek som under de senaste åren har utökat sin receptur. Den största orsaken till recepturens tillväxt är jouren vid universitetssjukhuset bredvid till vilken man har koncentrerat kvälls- och veckoslutsjouren för ett flertal närliggande kommuner. I apotekets närhet finns även en stor hälsostation och studenternas hälsostation samt den nya läkarstationen Neo. Gratis parkeringsplatser och de nya skyltarna som ger bättre synlighet har också ökat större kundströmmar.
Fyra tips för att dra nytta av MAXX
Jaana Vartiainen ger fyra tips på hur det lönar sig att utnyttja MAXX inom apotekens affärsverksamhet.
1. Utnyttja rapporterna inom försäljning och lagerstyrning. ”Med MAXX får man rapporter av många olika slag och det lönar sig att utnyttja dem. Den tid man använder till dem är inte bortkastad. Om man till exempel vill effektivisera försäljningen får man obestridlig information i rapporterna och behöver inte förlita sig på gissningar. Alla anställda utnyttjar rapporterna om lagerstyrning bland annat när de sköter sina hyllansvarsområden.”
2. Elektronisk fakturering. ”Enfos elektroniska fakturering i MAXX är en verkligt bra lösning. Tidigare använde man i ett litet apotek många timmar varje månad för fakturering, numera skickas alla fakturor i ett stort apotek genom att klicka på en knapp.”
3. Använd ärenden effektivt. ”Ärenden är oerhört viktiga med tanke på kommunikationen.”
4. Utnyttja hemanslutningen. ”Tipset jag fick av Receptum om MAXXs hemanslutning har underlättat min vardag. Med hjälp av hemanslutningen har jag tillgång till apotekets MAXX och kan arbeta hemifrån precis som om jag skulle sitta vid mitt arbetsbord på apoteket.
Vartiainen har ett önskemål om ett utvecklingsprojekt i framtiden. ”Jag önskar att Receptum i framtiden ännu skulle utveckla en förbindelse mot bokföringsbyråer från MAXX”, funderar Vartiainen.
KUND
Nummisbackens apotek i Åbo
Grundat 1952
Apotekare Jaana Vartiainen
Cirka 15 anställda
Över 100 000 recept årligen
