Perehdytys: Soljuva sisäänajo on Mervi Niemen erikoisalaa

Työntekijä seisoo hoomoilasena uudessa työpaikassaan. Hän tutkii käsinkirjoitettua ohjeistusta, johon on listattu ranskalaisin viivoin työtehtäviä, joita hänen tulisi tehdä. Varsinaisia ohjeita tehtävien toteuttamiseksi ei löydy. Listassa on vinkattu, kuinka hän voisi kysyä lisää tietyltä kollegaltaan, mutta juuri tämä henkilö on tänään vapaalla.

Tällaisia tilanteita ei synny Hyvinkään Vehkojan apteekissa, koska siellä työskentelee proviisori Mervi Niemi. Hänelle laadukas perehdytys on intohimon asia.

– Itselläni on ollut hyviä kokemuksia perehdyttämisestä, mutta valitettavasti myös todella paljon niitä huonoja. Silloin olen miettinyt, miten asiat voisi tehdä paremmin, proviisori Niemi kertoo.

Ja niin hän on tehnytkin: luonut perehdytysmateriaaleja monessa työpaikassa niiden puuttuessa. Mervi on nähnyt apteekkialaa monelta kantilta: teknisenä, farmaseuttina ja nyt proviisorina.

– Vehkojan apteekki perustettiin tyhjästä, ja sain luoda apteekkiin ihan oman, toimivan perehdytysjärjestelmän alusta alkaen, hän iloitsee.

Tieto lisää taitoja ja antaa tekijälle mahdollisuuden onnistua työssään. Laadukas perehdytys vaikuttaa koko apteekin toimintaan. Se on työhyvinvointia ja työturvallisuutta.

– Perehdytys takaa lääkitysturvallisuuden, potilasturvallisuuden ja tänä päivänä yhä tärkeämmän tietoturvallisuuden. Se takaa myös laadun, jotta työt tehdään aina yhdenmukaisesti ja oikein, Niemi sanoo.

Vehkojan apteekissa työskentelevälle perehdytys on poikkeuksellisen selkeä elämys, joka alkaa jo ennen ensimmäistä työpäivää. Esimerkiksi farmasian oppilaiden kanssa yhteistyö alkaa viikkosuunnitelman laatimisella, joka laaditaan koko harjoittelun ajalle. Muille kuin oppilaille laaditaan perehdytysohjelma, jossa jaetaan vastuut ennakkotoimenpiteistä ennen työn aloittamista.

– Siellä on kirjattuna ensimmäisen työpäivän tavoite, joka on ”positiivinen viestintä”. Sen lisäksi huomioitavaa-kohdassa lukee ”varaa reilusti aikaa, varmista riittävä miehitys”, Mervi kuvailee.

Pitkäaikaisille työntekijöille on allakoitu seurantakeskusteluja säännöllisesti koeajan loppuun asti.

Niemi on luonut omat, erittäin tarkat perehdytyspaketit ja tarkistuslistat jokaiselle apteekin roolille. Paketit on räätälöity erikseen farmaseuteille, tekniselle henkilökunnalle ja lyhytaikaiselle vuokratyövoimalle.

– Kun perehdytysmateriaalit ovat kunnossa, ne auttavat myös meidän nykyistä henkilökuntaamme perehdyttämään tulokkaita. Jokainen pystyy katsomaan suoraan listasta, mitä asioita pitää kertoa tulokkaalle.

Niemen perehdytysmalli on suunnitelmallinen: perehdytystä ei hoideta vain silloin kun muilta töiltä ehtii, vaan oppimiselle varataan aikaa ja sille nimetään vastuuhenkilö.

– Silloin myös perehdyttäjä tietää, mitä häneltä odotetaan, eikä vastuunjako jää häilyväksi, Mervi sanoo.

Perehdytys tehostaa työntekoa ja sen myötä parantaa apteekkitaloutta. Kun uusi työntekijä pääsee nopeasti ja turvallisesti kiinni oikeisiin toimintatapoihin, apteekkiarjessa on huomattavasti vähemmän tyhjäkäyntiä ja enemmän oivallusten iloa.

– Onnistunut perehdytys näkyy suoraan viivan alla. Silloin työskentely on tehokasta, sujuvaa ja laadukasta riippumatta siitä, kuka töitä tekee, Mervi Niemi sanoo.

Uuden tekniikan ja järjestelmät oppii parhaiten niitä käyttämällä. MAXX-apteekit voivat hyödyntää perehdyttämisessään MAXXnetin laajaa perehdytysmateriaalitarjontaa. Lisäkoulutuksia voi myös tilata, jos haluaa mennä syvemmälle tiettyihin osa-alueisiin.

Uuden oppiminen motivoi ja kollegan tukeminen vahvistaa yhteenkuuluvuuden tunnetta työyhteisössä. Hyvä perehdytys lisää työhyvinvointia ja sitä voikin katsastaa eräänlaisena riskienhallinnan toimena, joka estää uupumusta ja sairauspoissaoloja. Erilaisten virheiden ja epäjohdonmukaisuuksien riski on myös suuri silloin, jos työtehtävät tehdään aina eri tyylillä, eivätkä työntekijät tiedä mitä heiltä odotetaan.

– Huono perehdyttäminen voi johtaa työntekijän uupumiseen tai siihen, että hän vaihtaa työpaikkaa, Niemi summaa.

Laadukas perehdytys ei ole vain listojen tekemistä, vaan jatkuvaa vuoropuhelua ja työntekijän tukemista.

– Suosittelen aina palautteen pyytämistä ja seurantapalavereja. Kun perehdytyspaketti on käyty läpi, työntekijää ei tule jättää yksin, vaan sopia uusi yhteinen hetki ja kysellä, miten menee, Mervi Niemi vinkkaa.

Niemi jakaa mielellään perehdytyksen sanomaa eteenpäin ja puhuu teemasta farmasiafoorumeilla. Hänen tavoitteenaan on parantaa koko farmasia-alan vetovoimaa ja osoittaa, kuinka merkittävä työkalu huolellinen perehdytys todella on.

Palkitsevinta työssä on nähdä omien ponnistelujen tulokset suoraan kollegoiden ja harjoittelijoiden arjessa. Kun perusasiat ovat kunnossa, on apteekissa helppo rakentaa ja ylläpitää vahvaa ammatillista itsetuntoa.

– Parhaita onnistumisen hetkiä ovat ne, kun harjoittelussa aloittanut oppilas kasvaa perehdytyksen myötä varmaksi ammattilaiseksi farmaseutin rooliinsa. Tai kun toisesta apteekista tullut keikkalainen ihastelee, että vitsi, teillä hoidetaan nämä asiat tosi hyvin ja kaikki on niin selkeää! Mervi iloitsee.

Silloin hän tuntee onnistuneensa, yksi positiivinen perehdytyskokemus kerrallaan.