MAXX Business on apteekkari Niina Kivikero-Torstin vakiotyökalu. Se on auttanut kehittämään Helsingin Kruununhaan apteekkia ja myös Merihaan sivuapteekkia, jota Niina alkoi johtaa viime keväänä – ja jonka valotaulun välkettä apteekkari tuijotteli jo pikkutyttönä makuuhuoneensa ikkunasta. (Kuvat: Juha Lindvall)
Lääketeollisuudesta apteekkariksi siirtynyt Niina Kivikero-Torsti johtaa Kruununhaan apteekkia ja Merihaan sivuapteekkia. Apteekkitalouden tukena on MAXX Business -työkalu, jonka kautta Niina seuraa tunnuslukuja kuten myyntejä ja katteita ketterästi puhelimella paikasta riippumatta, milloin tahansa.
Erityisesti tunnuslukujen selkeä ja helposti omaksuttava visualisointi riemastuttaa apteekkaria, ja Kivikero-Torsti kertoo jääneensä koukkuun työkalun käyttöön.
– Joidenkin apteekkarikavereiden kanssa vitsaillaan, että onko kotona säännöt, ettei Business tule sänkyyn.
No, tuleeko?
– Minulla on fyysikkomies, ja hän on varsin OK asian kanssa, Niina Kivikero-Torsti nauraa.
Data helpottaa ennakointia
MAXX Businessin avulla on helppoa pyöritellä lukuja ja analysoida muutoksia.
– Se antaa joka päivälle suuntaa, kun peruutuspeiliin katsominen on vaikeaa. Haluaisin pystyä mieluummin ennustamaan, apteekkari Niina Kivikero-Torsti toteaa.
Raportointityökalu helpottaa ennakointia, jonka merkitys on suuri varsinkin kalliita lääkkeitä ostaessa. Esimerkiksi kesän hiljaisempina kuukausina kassavirtaa on osattava hallita tarkasti, jotta seuraavien kuukausien kymmenien tuhansien eurojen lääkeostot pystytään hoitamaan joustavasti. Datan avulla Kivikero-Torsti tunnistaa lääkkeiden ostajien syklit ja voi varautua tarpeeseen ajoissa – pitäen apteekkitalouden tasapainossa.
Myös eri sesonkeihin, kuten flunssa- ja allergiakausiin, valmistautuminen ja niihin nopeasti reagoiminen on helppoa, kun seuraa itsehoitotuotteiden myyntiraporttia.
Ihmisen kokoinen apteekki
Harmaa betoni ja merituuli tuntuvat Helsingin Merihaan kaupunginosassa. Ensimmäiset asuintalot rakennettiin betonibrutalismin helmeen 1970-luvulla, jolloin suolainen meri-ilma puhalsi myös pienen Niinan kasvoilla.
– Asuin täällä lapsena. Merihaan apteekin valomainos on loistanut makuuhuoneeseeni, kun olin pieni, apteekkari Kivikero-Torsti kertoo.
Nyt hän johtaa samaista apteekkia, josta tuli hänen sivuapteekkinsa kuluvan vuoden maaliskuussa. Niinan sivuapteekki on ihmisen kokoinen apteekki, jonka sydän on pitkäaikainen apteekinhoitaja Nga Doan.
– Paikalliset asiakkaat ovat niin tykästyneitä vakiokasvoonsa apteekissa, että saattavat kääntyä ovella, jos Nga ei olekaan työvuorossa, Niina nauraa.
Apteekin asiakaskunnan vanhimmat ovat asuneet Merihaassa sen perustamisesta asti. Alue on murroksessa, ja uudet raitiovaunureitit tuovat sen varrelle uutta asukaskuntaa. Silti sosioekonomisesti mitattuna arki on Merihaassa monelle hyvinkin erilaista kuin Siltavuorensalmen toisella puolella Kruununhaassa, jossa sijaitsee apteekkari Kivikero-Torstin pääapteekki.
– Merihaassa ostokäyttäytyminen on harkitsevampaa, kun taas Kruununhaassa saatetaan ostaa apteekkitarpeet yhdellä kertaa kotiin, veneelle ja mökille, apteekkari kuvailee apteekkiasioinnin eroja.
Paikallistuntemus syventää asiakaskokemusta
Kivikero-Torstin molemmissa kivijalka-apteekeissa korostuu syvä paikallistuntemus. Myös Kruununhaan apteekissa, jota apteekkari kutsuu ”Etelä-Helsingin maalaisapteekiksi”, asiakkaiden elämäntilanteet koirista veneisiin tunnetaan tarkasti. Asiakkaiden vaatimustaso on korkealla, mutta niin on myös palvelualttius.
– Pyrin siihen, ettei krunikkalaisten tarvitse lähteä apteekkireissulle kauemmas kotoa, vaan kaikki tarvittava löytyy meiltä, Niina Kivikero-Torsti kertoo.
Apteekkari teki konkreettista kenttätutkimusta aloitettuaan Kruununhaan apteekissa.
– Kävelin käsilaskuri kädessä apteekin alueella eri vuorokaudenaikoina ja muokkasin apteekin aukioloaikoja vilkkaimpien hetkien mukaisiksi, apteekkari kertoo.
Kruununhaan apteekin aukioloaikoja laajennettiin iltakahdeksaan ja viikonloppuihin. Apteekkari otti itse haltuun iltavuorot, koska tykkää työskennellä iltaisin. Myös Merihaassa tarkasteltiin aukioloaikoja, ja niitä pidennettiin tunnilla iltakuuteen. Viikonlopun aukioloakin kokeiltiin, mutta sitä ei otettu käyttöön.
Kahdesta erilaisesta apteekista syntyy synergiaetu
Niina Kivikero-Torsti seuraa pienen Merihaan sivuapteekkinsa menestystä raportointityökalun avulla, mittakaava ja suhdeluvut mielessään. Merihaassa saattaa vierailla päivän aikana alle viisikymmentä asiakasta, jolloin yksittäisenkin asiakkaan ostokset kääntävät koko päivän tuloksen suuntaa.
– Merihaan tunnusluvuista olen oppinut, että jos luvut ovat päivällä punaisella, ne voivat olla illalla vihreällä. Pientä bisnestä pitää lukea vähän eri tavalla, Kivikero-Torsti analysoi.
Apteekkari on luonut raportointityökalun avulla kahden apteekkinsa välille nerokasta synergiaa: tuotteiden myyntiä seurataan jatkuvasti, ja jos tuote ei liiku Merihaassa, se voidaan siirtää Kruununhakaan ja toisin päin. Varastonhallinta on tehokasta ja myös hävikkiä syntyy vähemmän.
Läpinäkyvä johtaminen motivoi apteekkilaisia mukaan menestykseen
Raporteista innostuva Kivikero-Torsti on tehnyt apteekkitalouden ja varaston hallinnasta koko apteekkilaistensa asian: jokainen voi osallistua tuotevalikoimien kehittämiseen ehdottamalla myyntiin mielestään sopivia tuotteita.
– Olemme kokeilleet myyntiä ja myymäläsijoittelua oman hyllyn avulla. Sitten seurataan tuotteen menekkiä yhdessä – ja menestyksestä toki palkitaan, apteekkari kertoo ja jatkaa:
– Viime kesänä kokeilimme erilaisten juomien, kuten kombutchan, myyntiä Kruununhaan apteekissa, ja se oli menestys.
Niina on myös jakanut lempityökalunsa MAXX Businessin käyttöoikeudet myynnistä ja markkinoinnista vastaavalle farmaseutilleen Jouni Niskaselle, jotta hänellä olisi kaikki tarvittava tieto tehtävässään menestymiseen.
Kahden Varastomestarin apteekkari
Koska varastonhallinta on apteekkitalouden selkäranka, Kivikero-Torsti lähetti peräti kaksi apteekkilaistaan Receptumin Varastomestari-koulutukseen. Farmaseutti Jouni Niskasen kaverina kurssille osallistui tekninen työntekijä Anni Korteniemi. Apteekkari halusi, että ymmärrys varaston arvosta ja MAXX-järjestelmän ominaisuuksista juurtuisi vahvasti apteekin arkeen.
– Oppi jalkautuu apteekkiin ihan eri tavalla, kun kaksi oppii, miten asiat tehdään käytännössä, Kivikero-Torsti uskoo.
Koulutuksen ansiosta varastomestarit löytävät MAXXin hyödyllisimmät ominaisuudet, hallitsevat tuotevirtoja tarkasti ja osaavat perustella varaston arvon muutokset suoraan datan pohjalta ilman arvailua.
Niina Kivikero-Torsti johtaa liiketoimintaansa asiantuntemuksella, tuloshakuisesti ja aina askeleen edellä – vaikkei osaakaan ennustaa.