Jorvin apteekki on yksi Suomen harvoista sairaalassa toimivista apteekeista. Helmikuussa perustettu apteekki satsasi hyvään varastonhallintaan ja se kannatti. Apteekin avaaminen sijoittui koronaepidemian alkuun ja vaati apteekilta heti myös poikkeusjärjestelyitä.

Takaisin

Asiakas

Apteekki
Jorvin apteekki

Apteekkari
Anssi Pulkkinen

Työntekijät
Noin 10 työntekijää

Kello lähenee seitsemää illalla ja apteekkari Anssi Pulkkinen on matkalla kotiin. Takana on pitkiä päiviä ja koronaviruksen aiheuttamaa epävarmuutta, mutta mieliala on hyvä. Asiakkaat ovat löytäneet uuden apteekin nopeasti ja se on saanut paljon positiivista palautetta. Koronan alkuun aiheuttamasta kipulääkkeiden hamstrauksestakin selvittiin ennakoivalla varastonhallinnalla ennen kuin ohjeita alkoi tulla.

“Päätimme jo ennen koronaviruksesta johtuvan poikkeustilan julistamista, että parasetamolia ja ibuprofeenia saa tässä tilanteessa vain yhden paketin kerralla. Lääkkeitä riitti juuri sopivasti seuraavan kuorman saapumiseen”, kertoo Pulkkinen.

Pulkkinen on varmistanut paitsi tuotteiden riittävyyden myös sen, että nollasta perustettavassa apteekissa on tukipilarit työn tekoon kunnossa. Toisin sanoen hyvin toimiva apteekkijärjestelmä ja varastonhallinta.

Hyvä projektinvetäjä on arvokas apteekkia perustettaessa

Apteekkari Anssi Pulkkinen halusi avukseen ammattitaitoisen ja tehokkaan projektinvetäjän apteekin perustamisvaiheeseen.

“Receptumin Antti Ettala on mies paikallaan. Hänen käsiinsä oli turvallista antaa projektin vetovastuu. Antti hoiti, että kaikki tarvittavat sopimukset tukkuliikkeistä kilpailutettaviin tietoliikenneyhteyksiin tulivat ajallaan hoidettua. Hän organisoi myös asiat niin, että it-järjestelmien asennus ja muut toimet saatiin yhteensovitettua ”, Pulkkinen sanoo.

Hänen mukaansa Jorvin apteekin perustamisessa oli erityisen haastavaa tiukka aikataulu. Lainvoimaisen luvan saamisesta valmiiseen apteekkiin kului aikaa vain pari kuukautta. Tarvittiin suunnitelmallisuutta ja osaamista, että niin valokuituyhteydet, lukuisat sopimukset kuin vaikkapa rahaliikenneratkaisut olivat valmiina, kun apteekki avattiin.

“Ilman Receptumin väen tukea apteekin avaaminen ei olisi onnistunut tällä aikataululla. Heillä on it-osaamisen lisäksi myös vahva apteekkialan osaaminen, josta oli paljon apua uutta apteekkia perustettaessa”, Pulkkinen kertoo.

Uuden lääkevaraston perustaminen onnistui hienosti

Kun kyseessä on perustettava apteekki, pohjana ei ole edellisen apteekkarin varastoa tai tietoa kyseisen liikepaikan kysynnästä. Jorvin apteekki on myös nimenomaan sairaalan tiloissa toimiva apteekki, jollaisia Suomessa on vain muutama.

“Receptumin avustuksella ja apteekkarikollegan ystävällisellä avulla saimme ajettua järjestelmään tarvittavat varastotiedot. Kun varastoon tarvitaan 6 000–9 000 nimikettä, niitä ei voi lähteä arvuuttelemaan. Näin toimien saimme pohjan apteekin varastolle. Apuna oli myös sairaalasta kerätty tieto heidän rytmistään ja tarpeistaan”, Pulkkinen kertoo.

Hänen mukaansa sairaalan yhteydessä toimivassa apteekissa valikoima poikkeaa määriltään ja tuotteiltaan muiden apteekkien varastovalikoimasta. Tarvitaan esimerkiksi erilaisia leikkauksen jälkeisen tukitoiminnan tuotteita, kuten veren hyytymiseen vaikuttavia pistoksia, joita menee suhteellisen paljon.

Myynnin mukaisella tilaustavalla täydelliseen varastonhallintaan

Jorvin apteekki on ollut vasta hetken aikaa auki, mutta Anssi Pulkkinen näkee jo nyt, miten myynnin mukainen tilaustapa toimii hänen apteekissaan.

“Minulla oli mallivaraston tiedot onneksi hyvissä ajoin järjestelmässä ennen oman apteekin avaamista, joten pystyin valmistautumaan sen avulla. Nyt varastoa kehitetään ja hallitaan myynnin mukaisella tilaustavalla”, Pulkkinen kertoo.

Pulkkisen mukaan varastoa kehitetään sekä farmaseuttien työllä että ohjelman automaatiolla. Farmaseutit eivät kirjoita tilaajalle muistilappuja vaan lisäävät suoraan MAXXiin tiedon, jos asiakkaat toivovat tiettyjä tuotteita. Tarvittaessa passiivinen tuote on helppo muuttaa aktiiviseksi varastotuotteeksi, kun tilaukset tehdään päivittäin. Hälytysrajoja voi lisäksi muuttaa tarpeen mukaan.

MAXX nuuskii koko ajan apteekin puolesta myyntidataa ja tekee tilaajalle ehdotuksen tilattavista tuotteista ja määristä. Kun siihen lisätään farmaseuttien asiakkailta saama data, Jorvin apteekin varastossa on aina tavoitteiden mukainen määrä lääkkeitä. Näin asiakasta palvellaan kokonaisvaltaisesti.

“Myös merkittävät ja kalliit lääkkeet näyttävät muodostavan poikkeuksen valikoimassamme. Tämän ryhmän hyvä varastonhallinta on tärkeää niin sairaalasta kotiutuvien potilaiden kuin apteekin toiminnan kannalta”, Pulkkinen kuvailee.

Jorvin apteekissa arvostetaan myös MAXXista saatavia toteutuneen myynnin visualisoituja raportteja, joista näkee nopealla silmäyksellä tilanteen ja joiden avulla on helppo kommunikoida tiimin kanssa.

“MAXXin avulla tilauksen voi parhaimmillaan tehdä muutamassa minuutissa. Myös tavaranpurku sujuu helposti ja tarkasti sähköisillä lähetteillä varastorobottiin. On myös hyvä, että laskutus on samassa järjestelmässä varastonhallinnan kanssa”, Pulkkinen sanoo.

Apteekkari Anssi Pulkkinen Jorvin apteekki Receptumin MAXX käytössä

Jorvin apteekissa reseptipisteisiin asennettiin ensin pleksit koronaviruksen takia, mutta apteekki siirtyi pian luukkutoimitukseen epidemian ajaksi.

Lääkkeet kulkevat koronan riskiryhmäläisille kotiin

Korona on aiheuttanut uudessa apteekissa myös nopeita muutoksia. Anssi Pulkkinen sanoo niiden sujuvan, kun on “varautunut olemaan spontaani”.

Apteekkari huomasi nopeasti, että osa koronan riskiryhmään kuuluvista käy entiseen tapaan apteekissa koronaviruksen aiheuttamasta poikkeustilasta huolimatta. Siksi hän päätti, että Jorvin apteekissa aloitetaan lääkkeiden ilmainen kotiinkuljetus riskiryhmäläisille, joilla ei ole läheistä, joka voisi auttaa lääkkeiden hakemisessa. Tilaukset tehdään FIMEAn ohjeita noudattaen poikkeustilanteessa puhelimitse.

“Senioreiden ja muiden riskiryhmäläisten pitäisi voida pysytellä poissa paikoista, joissa on mahdollista saada tartunta. Varsinkin iäkkäämmille asiakkaille verkkokauppa ja vahva tunnistautuminen verkossa voi kuitenkin olla vierasta. Myös liikkuminen saattaa olla heille hankalaa”, Pulkkinen kertoo.

Jorvin apteekki otti käyttöön mobiilimaksupäätteen kotikaupan maksuja varten ja perusti ylimääräisen kassan yhteen apteekin työpisteistä. Sieltä saadaan hoidettua ostokset MAXXiin.

“Mobiilin maksupäätteen liittäminen työpisteeseen oli todella helppoa. Puhelimessa otamme vastaan jatkuvien lääkkeiden tilaukset ja toimitamme lääkkeet Kelan toimintohjeiden mukaisesti. Suojavarusteisiin pukeutunut työntekijä tarkistaa vielä henkilötiedot luovuttaessaan suljetun lääkepaketin asiakkaalle. Samalla hän voi viedä myös esimerkiksi tarvittavia voiteita tai muita käsikauppatuotteita”, Pulkkinen kertoo.

Hänen mukaansa näin pystytään noudattamaan Sosiaali- ja terveysministeriön ohjetta ja varmistamaan lääkevalmisteiden riittävyys ja lääkejakeluketjun toimivuus poikkeusoloissa.

Jorvin apteekissa asennettiin myös pleksilasit reseptipisteisiin työntekijöiden suojaksi mutta siirryttiin koronan takia lopulta pelkkään “luukkutoimitukseen”. Luukkutoimitukseen varattiin kaksi oviaukkoa, eikä apteekkitilaan ole tällä hetkellä asiakkaille kulkua ollenkaan. Apteekkari on varautunut myös mahdolliseen karanteeniin joutumiseen MAXX Kotiyhteydellä.

Ohjausryhmä apteekin toiminnan tueksi

Anssi Pulkkisella on ennen apteekkariksi ryhtymistä laaja kokemus yritysmaailmasta ja terveysalalta. Hän on tottunut kehittämään asioita yhdessä eri alan asiantuntijoiden kanssa. Hän haluaa myös kehittää apteekkiaan niin, että se palvelee aidosti sairaalakampusta sekä alueen asukkaita.

“Olen perustamassa ohjausryhmää, jonka tehtävä on arvioida eri osa-alueiden näkökulmasta, miten apteekki toimii parhaiten. Apteekkimme ei ole osa mitään ketjua vaan itsenäinen toimija sairaalakampuksella”, Pulkkinen kertoo.

Ohjausryhmässä on mukana apteekin edustajien lisäksi lääkäreitä, terveyden tuotantotaloudellista osaamista ja myöhemmin myös potilasedustus. Pulkkinen uskoo, että ohjausryhmä auttaa kehittämään sekä apteekkipalveluita että lääkkeiden oikea-aikaista saatavuutta parhaalla mahdollisella tavalla.