Männistön Apteekki sai enemmän aikaa asiakaspalveluun ja lääkeneuvontaan

Männistön Apteekin apteekkari Jukka Koistinen halusi enemmän aikaa asiakaspalveluun ja lääkeneuvontaan. ”Nyt voimme käyttää enemmän aikaa ydintehtäväämme – asiakaspalveluun ja lääkeneuvontaan”, iloitsee Koistinen syyskuun puolivälissä tapahtunutta tietojärjestelmäuudistusta.

Männistön Apteekki Kuopiossa vaihtoi MAXXiin, koska halusi nopeamman, helpomman ja monipuolisemman ohjelman reseptienkäsittelyyn, asiakaspalveluun, tavaraliikenteeseen ja laskutukseen. Valintaan vaikutti myös ohjelman uudenaikaisuus ja selkeys.

Asiakaspalvelu selkeytyy ja nopeutuu

Kun asiakas on palveltavana reseptintoimituspisteessä, kaikki hänen tietonsa avautuvat tarvittaessa samalle ruudulle MAXXissa. ”Asiakaspalvelu nopeutuu ja paranee, kun farmaseutti näkee heti ruudulta asiakkaan asian henkilökohtaisine tietoineen ja lääkeinfoineen”, Koistinen kertoo.

Ruudulta voi seurata tuotemenekkiä ja tehdä verkon kautta tilauksia nopeasti ja helposti.

Esimerkiksi lääkkeen markkinoilta veto voi näkyä infolaatikossa tai muistutus suositella antibiootin ostajalle myös maitohappobakteerivalmisteita. Asiakastietoihin voidaan laittaa myös esimerkiksi reseptiuusinnat, eikä enää tarvitse luottaa paperilappuihin. Myös kaikki eReseptit saadaan otettua reseptinkäsittelyyn samanaikaisesti.

”Ohjelman käyttäjäystävällisyyden ansiosta ei tarvitse hypellä ohjelmasta toiseen, kuten aiemmin. Kiireinen asiakas tulee sukkelasti palvelluksi, mutta ohjeistusta ja keskustelua tarvitsevalle voi antaa aikaa”, Koistinen havainnollistaa.

Sähköinen lähete säästää työaikaa avaintehtäviin

Arvokas uudistus Männistön Apteekille on myös sähköinen lähete. Ohjelma päivittää varastotilannetta jatkuvasti. Sähköinen tilaus menee hetkessä verkkoyhteyksien kautta lääketukkuun, jossa tavara kerätään tilauksen mukaisiin toimituseriin.

”Kun tavara saapuu apteekkiin, nostamme sen laatikoista suoraan hyllyihin, eikä jokaista lääkepakkausta tarvitse erikseen viivakoodilukea, koska määrät ja vanhenemispäivät ovat sähköisen lähetteen ansiosta kirjautuneet ohjelmaan”, summaa apteekkari. Jälleen säästyy työaikaa avaintehtäviin.

Ulkoistettu laskutus säästää monta työvaihetta

Jukka Koistinen päätti integroida samalla Enfon sähköisen laskutuspalvelun MAXXiin. Asiakas saa valintansa mukaan laskunsa joko paperisena postitse, e-laskuna suoraan pankkiin tai sähköisenä laskuna sähköpostiinsa. ”Nyt ei tarvitse kenenkään olla tulostamassa, kuorittamassa ja postittamassa.”

Ohjelmaan voisi integroida myös valvontakamera- ja vuoronumerojärjestelmän, mutta koska ne on pari vuotta sitten uusittu, ei Koistinen nähnyt tarpeelliseksi niiden vaihtoa nyt.

Yhdessä illassa uuteen ohjelmaan ilman ongelmia

”Odotin käyttöönottovaiheessa ongelmia, mutta niitä ei tullut. Ohjelma, serverit ja laitteistot vaihdettiin maanantai-iltana, ja jo tiistaiaamuna olimme normaalivauhdissa”, ihmettelee Koistinen.

Ohjelmistonvaihdos kävi Koistisen mielestä hämmästyttävän helposti. Receptum oli aiemmin hakenut vanhat tiedostot käyttöönsä ja siirtänyt ne uuteen järjestelmään.

Receptum koulutti käyttäjät yksipäiväisissä koulutuksissa ja käyttöönoton jälkeen heiltä oli tukihenkilö apteekissa pari päivää taustatukena. Henkilökunta oppi MAXXin erittäin hyvin koulutuksien avulla. Teknistä tukea saa nyt aina tarvitessa.

Tekniikka yksinkertaisemmaksi ja tehokkaammaksi

Tietojärjestelmän uudistuksen toisena syynä oli tekniikan yksinkertaistamisen ja toiminnan tehostamisen tarve. Apteekit hakevat yleisesti kustannustehokkuutta, kun lääkehinnat laskevat.

Männistö on Kuopion vanhaa asuinaluetta, johon on rakennettu paljon vanhusten asuntoja ja palvelutaloja. Asemakaavassa on lupaus 12-kerroksisesta kerrostalosta apteekin viereen.

Männistön Apteekki on maltillisen kasvun linjalla. Suuntaus voi tulevaisuudessa olla esimerkiksi sairaanhoidollisten palvelujen lisäämiseen. Pieneltä paikkakunnalta, Kestilästä, tulleena apteekkarina Jukka Koistinen näkee sen tarpeellisena.

”Kestilässä terveyskeskuspalvelut siirtyivät pääosin Pulkkilaan kuntaliitoksen vuoksi. Se näkyi apteekin asiakasmäärässä. Kuntaliitokset saattavat heikentää terveyspalveluja varsinkin syrjäseuduilla, mutta näen apteekeilla olevan muuallakin tilaisuus laajentaa palvelujaan hoitotyön suuntaan.”