Turhat ja vanhentuneet toimintamallit apteekeissa saattavat hidastaa arkea ja jopa huonontaa apteekin kannattavuutta. Apteekkihenkilökunnan ja johdon koulutus avaa solmukohtia ja nostaa toiminnan uudelle tasolle, henkilökunnan motivaatiosta puhumattakaan.

Koulutus voi parhaimmillaan pelastaa jopa työpaikkoja. Kun apteekkiarki soljuu niin, että esimerkiksi varastossa tarvitsee tehdä mahdollisimman vähän ja kaikki tekeminen on järkevää, vapautuu apteekkihenkilökunnalta aikaa sille tärkeimmälle: asiakkaalle.

Jotta siihen päästään, on apteekissa syytä välillä ravistella omia työtapoja. Vuosien mittaan muodostuneet työskentelymallit saattavat olla esteenä toiminnan selkeyttämiselle, tietää Receptumin koulutuspäällikkö Harri Masko.

”Kun jokaisen työtehtävän tarpeellisuus kyseenalaistetaan ja turhista työvaiheista luovutaan, se näkyy apteekkihenkilökunnan työmotivaatiossa, asiakastyytyväisyydessä ja lopulta myös apteekin kannattavuudessa”, Masko sanoo.

Perimätiedon mukaan työskentely on voinut johtaa monessa apteekissa turhiin työvaiheisiin.

”Eräässä apteekissa työtehtävänä oli ollut tulostaa dokumentti. Sen jälkeen se oli pistetty mappiin. Sitten mappi oli tyhjennetty”, Masko muistelee.

Kysyttäessä kukaan ei tiennyt, miksi paperi piti tulostaa, eikä sitä, mihin tulostetta oikeastaan edes tarvittiin. Työvaihe tuli ilmi konsultaatiokäynnin yhteydessä, kun satoja suomalaisapteekkeja kouluttanut Masko seurasi apteekkiarkea paikan päällä.

”Apteekissa toimintaa tarkastellessa ja henkilökunnan kanssa jutellessa tulee ilmi paljon sellaista, johon työntekijät eivät päivittäisessä tekemisessään saata kiinnittää huomiota.”

Varaston toimivuus heijastuu asiakkaalle saakka

Receptum kouluttaa apteekkeja kaikessa, mistä apteekkiarki koostuu. Koulutusvalikoimassa on huomioitu muiden muassa apteekin palvelunvalinnan eli myymälän hallinta, markkinointi ja kampanjointi, apteekin liikeidean kehittäminen, valikoiman hinnoittelun järkeistäminen, asiakaskokemuksen parantaminen, laskutuksen järkeistäminen ja nopeuttaminen, varastonhallinta ja logistiikka sekä raportointi.

Koulutustiiminvetäjä Harri Maskon mielestä asiakaspalvelu ja sen sujuvuus ovat tärkeimpiä asioita apteekissa. Niitä tukevat toimiva varastonhallinta ja logistiikka ovat myös olennaisia osa-alueita optimaalisen apteekkiarjen kannalta.

”Kun varasto on kunnossa, se alkaa heijastumaan asiakkaalle saakka. Esimerkiksi reseptivarasto voidaan järjestää niin, ettei se olekaan enää aakkosjärjestyksessä, vaan menekin mukaisessa järjestyksessä. Tällöin arjen työskentely helpottuu, kun hyvin menevät tuotteet ovat varastossa parhaimmilla paikoilla ja huonosti menevät huonommilla”, Harri Masko selventää.

Turun Hansatorin apteekissa vuodesta 2013 työskennellyt farmaseutti Pauliina Olin on päässyt kouluttautumaan Receptumin hybridimallilla – etänä ja paikan päällä apteekissa – jo pidemmän aikaa. Harri Maskon ohjeistuksella järkeistetty varastonhallinta näyttäytyy asiakkaalle esimerkiksi siinä, että tuotteita on aina saatavilla.

”Ollaan kartalla siitä, milloin tilataan mitäkin ja millaisia määriä. Ettei rahaa ole kiinni varastossa, mutta on silti aina jotain myytävää, eikä varasto pääse tyhjäksi”, Olin kertoo.

Raportointi ylivoimainen oivallusten tarjoaja

Apteekin toimintojen tarkastelussa raportointi on yksi tärkeimmistä keinoista selvittää, mitä apteekille kuuluu.

”Raportointi paljastaa kaiken hyvässä ja pahassa. Se näyttää kehityskohdat ja tarjoaa mahdollisuuden korjata ne.”

Yksi yleisimmistä oivalluksista liittyy apteekin tuotevalikoimaan ja erityisesti tuotteiden kannattavuuksiin. Kouluttaja kertoo, että raportoinnin yhteydessä saattaa ilmetä yllättäviäkin tietoja esimerkiksi tuotteiden suosittuudesta. Apteekin kovamenekkisin tuote saattaa olla vaikkapa silmätipat, jotka on myymälässä sijoitettu apteekin perimmäiseen ja pimeimpään nurkkaan.

Apteekissa on saatettu investoida eniten sellaisiin tuotteisiin, jotka on asetettu näyttävästi esille myymälän parhaimmille paikoille, mutta joiden menekki ei kuitenkaan ole ollut investointiin nähden kannattavimmasta päästä.

”On huomattu, että oikeastaan niille silmätipoille voisi antaa ne näyttävimmät hyllypaikat apteekissa”, Masko kuvailee.

Kategorioiden sijoittelu juuri oman apteekin menekkiä tukevalla tavalla saattaakin johtaa myynnin kasvuun.

”On hyödyllistä tarkastella oman apteekin osa-alueita nimenomaan tiedon pohjalta. Tuotteiden uudelleensijoittelua kannattaakin rohkeasti kokeilla, jotta näkee vaikutukset omassa apteekissaan”, Harri Masko rohkaisee.

Raportointi on tuonut suuria ahaa-elämyksiä farmaseutti Pauliina Olinille. Koulutus on avannut uusia ulottuvuuksia jo aiemmin tarjolla olevien lukujen tulkitsemiseen.

”Nyt kun minulle kerrottiin mitä lukuja minun tulee seurata, ja ettei niitä tarvitse tulkita rakettitieteenä vaan kokonaisuutena, asia aukeni minulle ihan eri tavalla. Tämähän on kivaa, mielenkiintoista ja hyödyllistä!”

Koulutus hyödyttää koko apteekkia

Nykypäivän koulutuskokonaisuudet eivät tarkoita sitä, että henkilökunta lähetetään toiseen kaupunkiin kahdeksi päiväksi yöpymisineen, vaan koulutus hoituu verkkokoulutuksena, missä päin maata tahansa. Verkkokurssien aihekokonaisuudet kestävät alle kaksi tuntia, ja apteekkari voi varata verkkokoulutuksia varten esimerkiksi puolisen tuntia henkilökunnan työaikaa koulutusvideoita kohden.

Toimintamalliksi Harri Masko neuvoo esimerkiksi käymään koulutusmateriaalin läpi yhden viikon aikana. Sen jälkeen koulutukseen osallistuneet keskustelevat, mitkä opit toimisivat omassa apteekissa ja miten ne otettaisiin käyttöön. Apteekkinsa kehittämisestä kiinnostuneen apteekkarin kannattaa itsekin osallistua koulutuksiin.

”On hyvä käydä itsekin sama materiaali läpi ja miettiä, mitä oppeja sieltä poimisi oman apteekin käyttöön.”

Tarvittaessa verkkokurssin sisältöä voi vielä käydä läpi Receptumin kouluttajan kanssa. Tapaamisen aikana henkilökunta voi nostaa esiin koulutuksessa mieleen nousseita kysymyksiä.

Verkko- tai hybridikoulutukset eivät itsessään kuitenkaan tee autuaaksi, jos oppeja ei viedä käytäntöön. Masko kertoo useamman koulutuskokonaisuuden järjestämisen yleistyneen apteekeissa. Apteekin kaikki toiminnot käydään läpi alueittain ja koulutusten oppeja jalkautetaan apteekin arkeen yhdessä kouluttajan kanssa.

”Kouluttautuminen ja kehitystyö vaativat toki taloudellista panostusta, mutta se maksaa itsensä lopulta takaisin. Huonosti toimiva apteekki ei ole sekään ilmaista”, Masko toteaa.

Motivaatio nousuun uusilla opeilla

Hansatorin apteekin farmaseutti Pauliina Olin arvostaa apteekkarinsa panostusta henkilökunnan tietotaidon lisäämiseen.

”Tämä on ollut kyllä aivan supermahtavaa. Vieläpä kun ei ole ollut pelkkiä lyhyitä kursseja siellä täällä, vaan koulutus on ollut todella intensiivistä. On todella etuoikeutettu olo”, Olin kehuu ja jatkaa:

”Kyllähän se on toisaalta siitäkin kiinni, millainen henkilökunta apteekissa on. Eihän se auta, jos vain järjestetään henkilökunta koulutuksiin istumaan, vaan oppi täytyy sisäistää ja viedä käytäntöön”, Olin toteaa.

Hansatorin apteekin koulutuksiin on osallistettu koko henkilökunta, teknisistä farmaseutteihin ja proviisoriin. Kokonaisuuksia on ryhmitetty henkilökunnan osaamisalueiden mukaisesti, jokaiselle hyödyllisintä oppia tarjoten. Koulutusta on saatu monipuolisesti muun muassa reseptintoimituksesta, ohjelmistosta, raportoinnista, myyntigrafiikasta ja varastonhallinnasta.

Kun ymmärrys apteekin toimintojen kokonaisuudesta kasvaa, sen myötä nousee myös työmotivaatio, tietotaito ja kyvyt tehdä työtään aiempaa monipuolisemmin.

”Koen, että jo ennestään mielekäs työ on ehkä vielä mielekkäämpää nyt, kun on vielä paremmat työkalut hoitaa sitä”, Pauliina Olin kuvailee.

Receptumin koulutustiiminvetäjän näkökulmasta koulutusten parhaimpia puolia onkin se, että henkilökunnan tietotaito ja motivaatio kasvavat. Tällöin apteekkari uskaltaa luovuttaa enemmän vastuuta henkilökunnalleen.

”Kun henkilökuntaa on koulutettu valikoiman hinnoittelusta, voi apteekkari halutessaan ulkoistaa itseään esimerkiksi hyllyvastaavan hommista ja vain nauttia paremmista tuloksista”, Harri Masko sanoo.

Koulutus voi pelastaa työpaikkoja

Harri Masko on viihtynyt Receptumilla toistakymmentä vuotta. Apteekkilaisten elämää parantavat teot ovatkin pitäneet Maskon työssään.

”On ollut hienoa päästä esimerkiksi apteekkarinvaihdoksen jälkeen kouluttamaan motivoitunutta henkilökuntaa, joka on oikein nälkäistä oppimaan uutta, saamaan vastuuta ja pääsemään tekemään”, Masko kertoo.

Harri kuulee kasvotusten palautteita, joissa kuvaillaan, miten myymälä ja motivaatio ovat muutosten myötä lähteneet lentoon, ja kuinka apteekkari on saanut aiempaa enemmän tukea ja osallistumista työntekijöiltään.

On myös käynyt niin, että Harri on eräänä iltana saanut tekstiviestin kouluttamansa apteekin apteekkarilta. Viestissään apteekkari on kiittänyt saamastaan hinnoittelukoulutuksesta ja siitä, kuinka hän on saanut pelastettua yhden työpaikan hinnoittelun järkevöittämisen avulla. Ettei ole tarvinnut potkia farmaseuttia pihalle.

”Ne ovat parhaimpia hetkiä kouluttajalle.”