Keravan I apteekki hakee prosessien tehostamisesta vauhtia liiketoimintaan

”Aika monta työvaihetta ja funktionäppäintä”, mietti apteekkari Mauri Sarriola käsitellessään asiakkaan reseptiä uudessa apteekissaan viime tammikuussa.

Jo silloin Keravan ensimmäisen apteekin upouusi apteekkari tiesi, että edessä olisi apteekkijärjestelmän vaihto ja sitä myötä prosessien läpikäynti.

”Aiemmassa apteekissani, Porin Asema -apteekissa, meillä oli MAXX käytössä ja tiesin, että se hyödyttäisi myös uusia apteekkejani. Esimerkiksi tilaustoiminnoissa MAXX:n käyttö selkeytti toimintoja merkittävästi”, hän kertoo.

Apteekin uudistaminen lähtee prosessien läpikäynnistä

”Lääkkeistä tulee yhä vähemmän katetta apteekeille, joten meidän on sekä tehostettava toimintaamme, että löydettävä uudenlaisia liiketoimintamalleja”, apteekkari Mauri Sarriola kertoo.

Prosessien läpikäynti ja tehostaminen onkin Sarriolan mielestä yksi tärkeimmistä tehtävistä, mitä jokaisen uuden apteekkarin tulisi tehdä. Hän tarttuikin heti prosessien muutostoimiin, kun hän aloitti Keravan ensimmäisen apteekin ja sen sivuapteekkien apteekkarina tammikuussa.

Toukokuussa kaikki kolme apteekkia oli siirretty MAXX-apteekkijärjestelmään. Vaihto-operaatio vei käytännössä päivän per apteekki. Henkilökunta oli harjoitellut ohjelman käyttöä tätä ennen toista kuukautta harjoittelupäätteellä. Receptumin porukat tekivät pitkää päivää, jotta vaihto saatiin tehtyä nopeasti.

”Vaihto sujui hienosti, eikä apteekki ollut yhtään ylimääräistä tuntia kiinni. Siitä pitää kiittää ihan koko henkilökuntaa, joka myös omaksui järjestelmän todella nopeasti”, Sarriola ylistää.

Reseptin käsittelyvauhti kaksinkertaistui

Sarriola painottaa, että apteekissa koko järjestelmän on toimittava kuin orkesterin, samassa rytmissä ja sävellajissa, jotta työn tehokkuutta ja toimivuutta voidaan kehittää oikealla tavalla.

”Järjestelmän eri osien on puhuttava keskenään ja loogisesti. On myös tärkeää, ettei tarvitse olla nörtti osatakseen käyttää toimintoja”, Mauri Sarriola pohtii.

Hän uskoo, että toimivuus tuo myös tehoa.

”Työskentelyä nopeuttaa, että kaikki asiakkaan reseptit voi nykyään käsitellä samanaikaisesti ja netistä voi katsoa lisätiedot tapahtuman keskeytymättä”, kehaisee paikalle tullut farmaseutti Maaria Räisänen. Hän arvostaa myös sitä, että vasta-aiheet ja lääkärin huomautukset nousevat hyvin esille reseptiä käsitellessä.

Sarriola arvioi reseptien käsittelyn nopeutuneen selkeästi.

Räisänen muistaa vielä ennen huoneesta poistumista, että myös viestiminen on helpottunut.

”Enää ei tarvitse käyttää aikaa tai energiaa varmistaakseen, että asiakas saa tiedon esimerkiksi unohtamastaan lääkkeestä. Ohjelma muistuttaa siitä heti, kun asiakas on taas paikalla”, Räisänen kertoo.

Kannattaa luopua osasta vanhoja toimintatapoja

Sarriolan mielestä järjestelmän vaihto on hyvä vaihe tarkastella kaikkia toimia kriittisesti.

”Se, että on aina toimittu tietyllä tavalla, ei ole syy jatkaa samalla tavalla. Huomasimme, että uuden järjestelmän avulla saatoimme luopua osasta turhia toimenpiteitä”, hän kertoo.

Tehoa omaan työhönsä hän on saanut erityisesti graafisista raporteista, joita on helppo ja nopea lukea ja tulkita.

”Pystyn reagoimaan nopeasti myynnin muutoksiin. Lisäksi myyntiedustajien kanssa neuvoteltaessa voidaan käyttää hyväksi MAXX:n monipuolisia raportteja”.

MAXX luo mahdollisuuksia uusille palveluille

Keravan ensimmäinen apteekki muuttaa uusiin tiloihin, ison marketin kylkeen lokakuussa. Apteekkari tilasi täyden palvelun muuttopaketin Receptumilta ATK-, puhelin- ja valvontakamerajärjestelmien asennuksineen.

”Uusi järjestelmä toimii ja sitä osataan jo käyttää, joten muuttokin tuntuu nyt kevyemmältä”, Sarriola iloitsee.

Sarriola uskoo ja toivoo, että apteekkijärjestelmä tulee tukemaan apteekkien rakennemuutosta.

”Saamme tulevaisuudessa ehkä koneelta esimerkiksi vinkkejä, mitä itsehoitotuotteita tarjota asiakkaalle tai mitä muut vastaavia tuotteita ostaneet asiakkaat ovat ostaneet”, Sarriola visioi.