Hyvien raporttien avulla tuplattiin apteekin tehokkuus

Kun Hämeenkosken apteekkia vuosia johtaneesta Ulla Henellistä tuli myös Salpausselän apteekin apteekkari, edessä olivat isot muutokset nopeassa tahdissa. Muutamassa kuukaudessa pieni Hämeenkosken apteekki muuttuisi sivuapteekiksi ja pääapteekiksi itsenäistynyt Salpausselän apteekki laajenisi ja uudistuisi remontissa. Molempiin piti saada samalla yhteinen tietojärjestelmä.

”Ilman muuta otat MAXXin”, suositteli apteekissa vuokratyöntekijänä työskennellyt farmaseutti Satu Mänty, kun apteekkari Ulla Henell pohti tietojärjestelmän valintaa kahdelle apteekilleen. Nyt naiset muistelevat vuoden takaista päätöstä hyvillään.

MAXX oli käytössä jo Salpausselän apteekissa ja henkilökunta oli ollut siihen tyytyväinen.

”Uuden työntekijänkin on helppo ottaa MAXX haltuun nopeasti, sillä ohjelman käyttö ei vaadi ulkoa opeteltuja toimintanäppäimiä, vaan se ohjaa käyttäjäänsä. Tuntityöntekijää ei myöskään tarvitse erikseen opastaa asiakkaan erikoistilanteista, sillä palvelutapauksista näkee kaiken tarpeellisen heti koneelta”, Satu Mänty kertoo.

Raportit apuna remontissa, myynti kasvoi yli 15 prosenttia

MAXXin valinta osoittautui täydelliseksi tiukassa muutostilanteessa.

”Kävin päivän MAXX-koulutuksen ja loput opin tekemällä ja henkilökunnan avustuksella”, Henell kertoo.

Receptum auttoi myös uutta apteekkaria kahden apteekin toimintojen yhdistämisessä ja remontin suunnittelussa.

”MAXXista oli todella paljon apua uuden apteekin nopeatahtisessa remontointivaiheessa. Tunteja ei laskettu, kun kuukaudessa piti saada valmista. Erilaisten myyntiraporttien avulla sain apteekin toiminnasta hetkessä tietoa, joka yleensä vaatisi kuukausien työskentelyn kyseisessä apteekissa. Raportteja analysoimalla apteekin hyllyjärjestykset ja tuotesijoittelu pystyttiin suunnittelemaan mahdollisimman tehokkaiksi.”

”Nyt remontista on kulunut vuosi ja myyntimme on kasvanut yli 15 prosenttia. Valinnat ovat osoittautuneet oikeiksi”, Henell sanoo tyytyväisenä ja näyttää koneelta, miten helposti MAXXilta saa esiin erilaisia kateraportteja selkeinä diagrammeina. Flunssakauden hittituote Finrexin loistaa ykkössijalla tammikuun loskakeleissä ja viimeisin bonuskampanja näyttää kymmenkertaistaneen perusvoiteen myynnin edellisvuoteen verrattuna.

Kahden apteekin hallinnointi helppoa

MAXXin avulla Ulla Henell hoitaa nyt kahta apteekkia yhden sijasta. Tietojärjestelmä on tuplannut tehokkuuden, eikä vapaa-aikaa tarvitse uhrata töille. ”Yksi apteekkari ei ehdi töihin kahdelle paikkakunnalle”, Henell toteaa.

”MAXXin avulla pääapteekin henkilökunta hoitaa esimerkiksi kummankin apteekin laskutuksen aina kuukauden hiljaisimpina päivinä, ei kuukauden vaihteessa niin kuin aiemmin. Tietojärjestelmästä näemme molempien apteekkien kaikki tiedot, eikä edes tarkistussoittoja tarvita”, Ulla Henell iloitsee.

”Meillä on paljon kotisairaanhoidon ja palvelukotien laskutusasiakkaita, mutta laskutus on nopeaa, sillä MAXXilla saan laskut sähköisesti suoraan Enfon laskutuspalveluun. E-laskuja ei tarvitse erikseen eritellä tai printata ja postittaa paperilaskuja. Siinä säästää huomattavasti aikaa muulle työlle”, Henell kehuu.

Kristallipalloa ei enää tarvita

Apteekkarin ei ole tarvinnut hankkia kristallipalloa, kun hän on halunnut tehdä kannattavia muutoksia.

”Pidensimme pääapteekin aukioloaikoja asiakasmääräraporttien perusteella. Samojen raporttien avulla on ollut helppo suunnitella myös työaikalistat.”

Apteekin asiakaspalveluakin MAXX on nopeuttanut. Erityisen tyytyväinen Ulla Henell henkilökuntineen on siihen, että järjestelmässä voi käsitellä asiakkaan kaikki e-reseptit yhtaikaa ja että jopa kesken reseptien käsittelyn voi käydä vaivattomasti tarkistamassa vaikkapa annostuksia tai lääkevaihtoja.

Myös aikaa asiakaspalvelulle jää nykyään enemmän sähköisten toimintojen ansiosta.

”Tukkutilauksista saamme sähköiset lähetteet ja viimeiset käyttöpäivät tallentuvat suoraan järjestelmään. Säästämme aikaa, kun ei tarvitse kirjata tuotteita saapuneiksi yksitellen. Testasimme kerran, että käsipelillä siihen menee hyvinkin koko aamupäivä.”

3 x raporteista potkua liiketoimintaan

1. Apteekin toiminnasta saa nopeasti hyvän kokonaiskäsityksen MAXXin monipuolisia raportteja lukemalla. Kateraporteista on todella paljon hyötyä, kun uudistaa tai remontoi apteekkia. Ne auttavat muun muassa kannattavien hyllyjärjestelyjen ja tuotesijoitteluiden laatimisessa.
2. MAXXia kannattaa hyödyntää ajankäytön suunnittelussa. Esimerkiksi laskutus on hyvä ajoittaa kuukauden hiljaisimpiin päiviin.
3. Raporteista näkee nopeasti tehtyjen muutosten vaikutukset. Esimerkiksi miten aukioloaikojen muutokset vaikuttavat liiketoimintaan.