Hyvät dokumenttipohjat vähentävät rutiinityötä Kontulankaaren apteekissa

”MAXX-dokumenttipohjat ovat nopeuttaneet ja helpottaneet apteekin arkea”, proviisori Minna Lähdevuori Kontulankaaren Apteekista sanoo ja naurahtaa muistikuville menneisyydestä.

”Ennen MAXXin käyttöönottoa teimme itse Wordillä ja Excelillä dokumenttipohjia, kuten kirjepohjia Kelalle tai esimerkiksi omia MAXX-ohjepohjia sekä muita kaavakkeita. Kun joku sitten tarvitsi kaavaketta, piti ensin jäljittää, miltä tietokoneelta se löytyy. Oma jännityksensä oli myös, tulostuuko dokumentti apteekin logo-paperin oikealle puolelle”, Lähdevuori muistelee ja näyttää printterin kylkeen liimattua vanhaa tarraa, jossa lukee: Tulostuspuoli alaspäin, paperin alaosa edellä. Aivojumppa tulostimen kanssa on nyt ohi.

Intrassa kaavakkeet ovat kaikkien käytössä

Apteekeissa tarvitaan paljon erilaisia lomakkeita ja kaavakkeita. Jos ne ovat nopeita ottaa käyttöön, arki helpottuu huomattavasti.

Kontulankaaren Apteekissa MAXX mahdollistaa käytössä olevien kaavakkeiden ja dokumenttien tallettamisen intraan. Kaikki käytössä olevat dokumenttipohjat ovat siististi omissa kansioissaan, niin koulutus-, työ- kuin toimintaohjeetkin.

”MAXX-pohjilla on myös helppo luoda omia dokumentteja Wordiin, Exceliin ja Powerpointiin apteekin yhteystietojen kera”, Lähdevuori sanoo.

Apteekissa intraan pääsevät kaikki koneiltaan, eikä printterin kanssa tarvitse jännittää, sillä dokumentteihin talletetut apteekin logot ja yhteystiedot tulostuvat automaattisesti oikein päin ja oikeaan paikkaan, eikä logopaperille ole enää käyttöä.

MAXXin dokumenttipohjat taipuvat apteekin tarpeisiin

Proviisori Minna Lähdevuori käy farmaseutti Emmi Tirrin kanssa läpi MAXX-pohjaan suunnittelemaansa perehdytyslistaa.

Kun apteekkari Tuuli Koski aloitti Kontulankaaren Apteekissa, räätälöityjen dokumenttipohjien muokkaamiseen tuli vauhtia. Apteekkari oli aikoinaan tehnyt itsekin dokumenttipohjia, mutta hän halusi, että kaikki tärkeät dokumenttipohjat olisi muokattu apteekin tarpeisiin sopiviksi ja ne olisivat kaikkien käytettävissä. Näin lomakkeita käyttävillä ei menisi turhaan aikaa toistuvien tekstimuotoilujen kirjoittamiseen.

”MAXX-pohjat taipuvat moneen. On toimintaohjeita, koulutuskortteja, kirjepohjia ja toimituspoikkeamalomakkeita”, Koski luettelee malliksi. Omia dokumenttipohjia on Kontulankaaren Apteekin intrassa jo useita. Ja lisää tulee.

Apteekkari Koski ja proviisori Lähdevuori silmäilevät uuden farmaseutin, Emmi Tirrin perehdytyslistaa, jossa on jo kiitettävä määrä kuittauksia tehdyistä asioista. Perehdytyslista on yksi proviisorin MAXX-pohjien avulla luomista omista dokumenteista.
Kontulankaaren Apteekissa on otettu käyttöön myös MAXX-pohjista hoitomääräyslomakkeet ja mm. tuotevirhe-epäilylomake, joka on korvannut aiemmin käytössä olleen lomakkeen helppokäyttöisyytensä vuoksi.

Jokainen uusi MAXX-pohja nopeuttaa apteekkilaisten töitä

Apteekkari ja proviisori arvostavat sitä, että valmiita dokumenttipohjia voi kehittää.
”Käytössä vasta huomaa, miten jokin lomake toimii ja mitä siitä mahdollisesti puuttuu. Toimituspoikkeamalomakkeeseen esimerkiksi olisi hyvä voida kirjata, kuka poikkeaman on tehnyt ja mikä syy on mahdollisesti johtanut poikkeaman syntymiseen. Myös tehdyt oikaisutoimenpiteet on hyvä kirjata lomakkeelle.

Jos asiakkaalle on annettu vahingossa vaikka samannäköinen väärä pakkaus, tapausta voi käyttää myös oppimismielessä ja muistuttaa, että jatkossa on hyvä tarkastaa huolellisemmin tuotteen vnr-numero”, Lähdevuori kertoo.

Lähdevuorella on mielessä jo monta ehdotusta uusiksi omiin tarpeisiin muokattaviksi MAXX-pohjiksi.

”Toivelistalla on koulutussuunnitelmapohja tarpeellisine perustietoineen ja sivuapteekin tarkastuspöytäkirja, jota voitaisiin täydentää apteekkikohtaisesti. Lisäksi työtä helpottaisivat mm. valmiit työsopimus- ja työtodistuspohjat, joihin saisi tulostettua suoraan apteekin logot ja yhteystiedot. Jokainen uusi MAXX-pohja nopeuttaa apteekkilaisten töitä.”

5 x hyötyä dokumenttipohjista

• Valmiiksi tehdyt dokumenttipohjat vähentävät työmäärää ja säästävät aikaa.
• Dokumenttipohjat voi tallettaa intraan, missä ne ovat kaikkien käytössä, myös sivuapteekissa.
• Dokumenttien ulkoasu ja muotoilu on tekijästä riippumatta yhdenmukainen.
• Erilliselle logopaperille ei ole enää tarvetta.
• Hyvin suunniteltuja dokumenttipohjia voidaan käyttää oppimistarkoituksiin ja parantaa siten työn laatua.