Oulun keskusapteekissa tehdään työtä kolmessa vuorossa. Apteekin arjen sujuvuus vaatii käytännöt, joilla työ sujuu mutkattomasti. Apteekkari Samuli Ojala tiimeineen ottaa MAXXin toiminnoista kaiken irti ja tekee sillä hyvää tulosta.
Asiakas
Apteekki
Oulun keskusapteekki (Oulun 5. apteekki)
Apteekkari
Samuli Ojala
Henkilökunta
Noin 13 työntekijää
Reseptuuri
Vajaa 120 000 reseptiä vuodessa
Kun Samuli Ojala aloitti Oulun keskusapteekin apteekkarina heinäkuussa 2018, hän kysyi ensi töikseen henkilökunnaltaan, mitä asioita apteekissa pitäisi kehittää. Aktiivisella henkilökunnalla oli paljon kehitysideoita, joista moniin löytyi ratkaisu järjestelmänvaihdoksesta.
“Oulun keskusapteekki on vilkas ja hyvin hoidettu apteekki, joka on auki seitsemänä päivänä viikossa. Meillä on laaja asiakaspohja ja naapureina Terveystalon ja Oulun Diakonissalaitoksen vastaanotot ja leikkaussali. Asiakkaita tulee niin etu- kuin takaovesta ja tekemistä riittää. Apteekkarin tärkein apuri apteekin organisoinnissa onkin hyvä ja helppokäyttöinen apteekkijärjestelmä. Tiedonkulun pitää olla saumatonta ja varastonhallinta kohdillaan, jotta kaikki sujuu”, Samuli Ojala kertoo.
Palvelutapauksilla ja hoitokotiliittymällä tiedonkulku kuntoon
Oulun keskusapteekki elää naapuruston terveyspalveluiden tahdissa ja on auki joka päivä kello 22 asti. Henkilökunta työskentelee aamu-, päivä- ja iltavuoroissa. Yksi sujuvan asiakaspalvelun ja työn edellytys vuorotyössä on hyvä tiedonkulku. Erilaisten muistilappujen etsimiseen ei ole aikaa.
“MAXXin palvelutapaukset on otettu meillä aktiiviseen käyttöön. Kun tärkeät muistettavat ovat kaikkien saatavilla kaikilta koneilta, aikaa ei kulu asioiden selvittelyyn, asiakaspalvelu on sujuvaa ja virheitä tai epäselvyyksiä on vähemmän. Palvelutapauksiin saa kätevästi esimerkiksi kaikki tilauksiin tarvittavat tiedot”, Ojala sanoo. Hänen mukaansa palvelutapausten käyttöönotto on sujuvoittanut työtä merkittävästi.
Toinen tärkeä apteekin tiedonkulkua helpottava ratkaisu on MAXXiin integroitu hoitokotiliittymä. Oulun keskusapteekilla on noin 60 hoitokotiasiakasta, ja tilausliikenne haluttiin digitaaliseen ja reaaliaikaiseen muotoon. Kun kaikki tieto on yhdessä paikassa, kokonaisuuden hallinta on helpottunut huomattavasti ja aikaa säästyy.
MAXX Hoitotieto -hoitokotiliittymä ja palvelutapausten käytön avulla kaikki tietävät, missä vaiheessa esimerkiksi keskeneräiset tilaukset ovat.
“Asioiden hoito on nopeutunut huomattavasti. Esimerkiksi vuodenvaihteessa meillä ei ollut kuin yksi keskeneräinen asia avoinna. Lisäksi koneellisen annosjakelun lääkitysmuutoksista syntyy aina tietoturvallisesti aikaleimattu historia. Meillä on aina tieto, milloin, mitä ja kenen toimesta on muutettu lääkityksiä. Tämä päihittää mennen tullen käsinkirjoitetut faksit”, Ojala sanoo.
Juuri sopivat varastot myynnin mukaisella tilaustavalla
Varastonhallinta on Oulun keskusapteekissa polttopisteessä. Naapurissa toimivat terveyspalvelut vaikuttavat paljon apteekin kysyntään. On tärkeää reagoida nopeasti, jos jonkun tuotteen tarve lisääntyy äkkiä.
“MAXXin myynnin mukainen tilaustapa on meille hyvä apu. Otimme sen muutama kuukausi sitten käyttöön, emmekä ole sittemmin juuri myyneet eioota”, Samuli Ojala sanoo.
Hänen mukaansa varasto riitti hyvin myös joulunpyhinä, koska apteekkiin tilataan varasto piri pintaan korkeammilla parametreillä viikonlopuksi. Normaalitilaus tehdään aina maanantaista torstaihin.
MAXXin raportit kannustavat kaikkia kehittämään apteekkia
“Nykyajan työntekijä haluaa tietää, miten yrityksellä menee ja miten hän itse työstään suoriutuu. Pelkkä kyydissä oleminen ei ole nykypäivää. Meilläkin tiedot ovat avoimia ja koko henkilökunta voi käydä MAXXista katsomassa myynnit, reseptuurit sekä oman tekemisensä ja verrata niitä vaikkapa edellisen vuoden lukuihin”, Samuli Ojala kertoo.
Avoimuus antaa kaikille välineet perustella, jos haluaa muutosta johonkin tekemiseen tai asiaan apteekissa. Raporttien avulla voi myös ideoida kehitystapoja ja tunnistaa kehityskohteita.
Nyt Oulussa keskustellaan esimerkiksi viikonloppujen työvuoroista. Taustatukena heillä on raporteista saatu tieto, miten ihmiset käyvät apteekissa.
“Tilanne on muuttunut paljon 10 vuoden takaisesta. Ennen perjantai ja lauantai olivat kiireisiä. Nyt yllättäviä asiointipiikkejä löytyy esimerkiksi sunnuntaina alkuillasta, kun keskustan kaupan sulkevat ovensa. Taustalla on laajemmat työaikojen muutokset, mutta raporteista näemme, onko muutos isossa kuvassa vai vain satunnais- tai kausivaihtelua”, Ojala pohtii.
MAXXin helppous on sen valtti
Samuli Ojala haluaa, että että koko henkilökunta osaa käyttää laajasti apteekkijärjestelmää. Esimerkiksi farmaseuttien on hyvä osata perustaa tuotteita, muuttaa parametrejä tai tilata tuotteita sekä perustaa laskutusasiakas.
“Jos ei kuitenkaan joka päivä käytä kaikkia toimintoja, järjestelmän on oltava oikeasti helppo ja intuitiivinen. MAXX onnistuu tässä erinomaisesti: Käyttäjän ei tarvitse opetella ulkoa kaikkea vaan ohjelma on looginen ja ohjaa käyttäjäänsä”, Ojala sanoo.
Ojalan mukaan henkilökunta oppi käyttämään MAXXia todella nopeasti.
“Viikko asennuksen jälkeen kaikki olivat vähintään samalla tasolla suorituksessaan kuin he olivat edellisessä PD3-järjestelmässä. Järjestelmän vaihto ei myöskään aiheuttanut jonoja tai tavaranpuutoksia”, Ojala kertoo.
Helppouden merkitystä arjen työssä ei voi hänen mukaansa aliarvioida koskaan.
Näistä MAXXissa tykätään Oulun keskusapteekissa
”Kampanjat on MAXXissa helppo toteuttaa ja seurata. Erityisen näppärää on prosenttialennuksen antaminen vaikka jollekin tuotesarjalle. Laskujen muodostaminen ja tulostaminen on nopeaa ja laskutusasiakkaiden perustaminen ja hallinta helppoa.”
Lääketeknikot Riikka Holtinkoski ja Päivi Leppälä-Lämsä
”Raportointi on nopeaa ja käyttökelpoista. MAXXia opetellessa on ollut tärkeää, että ohjelman virheilmoitukset ovat hyviä. Niitä lukemalla usein ymmärtää, mikä meni väärin tai mikä tieto puuttui.”
Proviisori Laura Lehikoinen
”Reseptinkäsittelyn tulosteiden ja reseptien uusintojen käsittely on helppoa ja nopeaa. Hyvä on myös, että tulosteita voi ottaa helposti reseptin toimituksen eri vaiheissa. ”Kela-laskuri”, jolla saa nopeasti seuraavan toimituksen päivämäärän, on tosi näppärä ja kiva työkalu.”
Farmaseutti Hanna Kosunen
”Kokemukseni perusteella MAXX on asiakaspalvelussa asiakkaan ja farmaseutin näkökulmasta paras ratkaisu: prosessit ovat loogisia ja helposti omaksuttavia.”
Farmaseutti, sairaanhoitaja Pirkko Mettovaara
”MAXXin annosjakelu on toimiva ja yksinkertainen, pidän siitä kovasti. Lääkityskortin esikatselua tulee käytettyä paljon asiakkaiden perustamisen ja muutosten hallinnan yhteydessä.”
Annosjakelufarmaseutti Paula Niemelä
