Annosjakelu helpommaksi ja nopeammaksi

Näin maaseutuapteekki kehittää toimintaansa

Apteekkari Janne Mikkola kehittää oman apteekkinsa toimintaa varovaisesti ja huolella. Viime vuoden huhtikuussa hän sai ensimmäisen apteekkilupansa ja hyppäsi Yliopiston Apteekin johtavan proviisorin paikalta perinteisen vuonna 1920 perustetun maaseutuapteekin, Jokioisten apteekin, apteekkariksi.

Yli vuosi apteekkarin elämää on nyt takana. Miten uusi apteekkari lähti kehittämään apteekkinsa toimintaa? Miksi pieni remontti tehtiin? Miksi tietojärjestelmä vaihtui?

Ensimmäinen puoli vuotta meni apteekkiin tutustuessa. Miten apteekki toimii? Miten sen vanha tietojärjestelmä toimii? Miten sen työntekijät toimivat? Millainen asiakaskunta on?

Marraskuussa oli viimein aika miettiä apteekin kehittämisen ensimmäisiä askeleita, kun oma apteekki oli tullut tutuksi.

Annosjakelu merkittävä asia Jokioisissa

“Annosjakelu on merkittävä asia apteekissamme. Meillä on annosjakelussa noin 100 asiakasta ja 800 reseptiä. Annosjakelun rutiinien helpottaminen ja nopeuttaminen oli tarpeen”, Janne Mikkola kertoo.

Ratkaisu annosjakelun kehittämiseen löytyi tietojärjestelmän uudistamisesta. “Tunsin MAXX-ohjelmiston hyvin, sillä olin käyttänyt sitä Yliopiston Apteekissa. Syksyllä kuulin lisää MAXXin uusista ominaisuuksista ja aloin vakuuttua, että tietojärjestelmän vaihto MAXXiin nopeuttaisi ja helpottaisi annosjakelua”, Mikkola kertoo.

“Nyt annosjakeluostokertojen syöttäminen koneelle kolmen kuukauden välein sujuu helposti ja nopeasti MAXXin uusio-ostokerran avulla. Lisäksi kun reseptien kirjoittaminen ja tilauksen lähettäminen annosjakelukeskukseen sujuu yhdellä ohjelmistolla, työnteko helpottuu”, Mikkola kertoo.

Tietojärjestelmän vaihto suunniteltiin huolella

Vaihto vanhasta tietojärjestelmästä uuteen suunniteltiin huolella. Järjestelmän vaihto tehtiin yhdessä yössä annosjakelun kannalta sopivassa välissä. Tämän jälkeen asiakkaille syötettiin annosjakeluostokerrat uusio-ostokertojen avulla ja lääkkeiden annostelut siirrettiin MAXXiin annostelukortteihin puolentoista viikon aikana.

“Iso kiitos Receptumille vaihdon hyvästä suunnittelusta”, Mikkola kehuu. Hän sai henkilökunnalle uuden tietojärjestelmän harjoittelukoneen jo puolitoista kuukautta ennen vaihtoa. “Asiakastiedot kopioitiin vanhasta järjestelmästä harjoittelukoneeseen. Näin varmistuimme jo etukäteen, että tiedot siirtyvät oikein. Lisäksi saimme harjoitella uuden ohjelmiston käyttöä ja testata, miten annosjakelu toimii käytännössä omilla asiakkailla uudessa tietojärjestelmässä”, Mikkola sanoo.

Harjoittelukoneen avulla koko henkilökunta – proviisori, kaksi farmaseuttia ja apteekkiassistentit -opetteli uuden tietojärjestelmän käytön jo ennen vaihtoa. “Tosi hyvin ja nopeasti kaikki oppivat MAXXin käytön”, Mikkola sanoo.

“Se minua huoletti eniten, saadaanko kaikki tarpeellinen vanhasta tietojärjestelmästä siirtymään MAXXiin”, Mikkola muistelee epäröintiään. “Receptum selvästi panosti tietojen siirtymiseen ja hyvin tiedot siirtyivätkin. Jonkin verran meidän piti käsin tietoja syöttää uuteen järjestelmään, mutta nyt kun kaikki on tehty, homma toimii hyvin.”

Suurimmaksi ongelmaksi osoittautui uuden tietoliikenneyhteyden tilaus. Ison teleoperaattorin laajakaistayhteys ei toiminutkaan luvattuna päivänä. “Jouduimme jonkun aikaa toimimaan MAXXin 3G varayhteydellä, joka onneksi toimi tosi hyvin”, Mikkola kertoo.

Asiakaspalvelu sujuvammaksi ja nopeammaksi

Mikkolan kokemuksen mukaan uuden tietojärjestelmän vaihdossa on kolmen kuukauden käyttöönottoaika. “Kolme kuukautta meillä meni opetteluun ja kaiken laittamisessa siihen kuntoon, että saadaan ohjelmistosta täydet tehot irti.”

“Asiakastyytyväisyyttä paremmaksi ja sitä kautta pientä kasvua. Että palvelu olisi sujuvampaa ja nopeampaa ruuhka-aikoina, varasto kunnossa ja henkilökunnan työ yksinkertaisempaa” Mikkola kertoo tietojärjestelmän uudistuksen tavoitteiksi. 38 000 vuosittaisen reseptin maaseutuapteekin ruuhka-aikoja ovat aamut ja kyläbussin saapuminen apteekin eteen.

Jokioisten apteekissa laitettiin tietojärjestelmävaihdon yhteydessä pienessä remontissa reseptitiskit uusiksi, tietosuojaltaan paremmaksi ja palvelua nopeuttavammiksi. Samalla saatiin lisää tilaa palveluvalinnan tuotteille.

Janne Mikkola jatkaa apteekkinsa kehittämistä samalla tavalla kuin tähänkin asti, ja henkilökuntaansa kuunnellen.

“Henkilökunta otti tosi positiivisesti uuden tietojärjestelmän MAXXin vastaan, kun sitä heille esiteltiin. Jos he olisivat olleet vastaan, olisin kyllä miettinyt toisen kerran lähdenkö uudistamaan tietojärjestelmää”, Mikkola tunnustaa.

Nyt hän ja koko apteekin henkilökunta ovat tyytyväisiä. Jokioisten maaseutuapteekki pystyy palvelemaan asiakkaitaan aikaisempaa sujuvammin ja paremmin.