Työkalut tiimipelaamisen apuna: Marja Törnävä rakentaa huippuhenkeä Koivu Apteekissa

Tampereen Koivu Apteekissa on eletty alkuvuoden aikana melkoisten mullistusten keskellä. Helmikuussa apteekki kävi läpi suuren muutoksen, kun pitkäaikainen apteekkari jäi eläkkeelle ja tilalle astui uusi vetäjä, Mikko Unkila. Samalla apteekin tiloissa käynnistyi kokonaisvaltainen remontti, jonka vuoksi apteekki pyörii toukokuun korville saakka evakkotiloissa.

Kun palloja on ilmassa useampi kerrallaan, vaaditaan asioiden ja ihmisten johtamiselta erityistä pelisilmää. Sitä löytyy proviisori Marja Törnävältä, joka on työskennellyt Koivu Apteekissa vuodesta 2019 lähtien.

Törnävän työpäivät kuluvat asiakaspalvelun ja henkilöstöhallinnon merkeissä: hän vastaa muun muassa työvuorojen suunnittelusta ja avustaa apteekkaria rekrytoinneissa. Tavoitteena on varmistaa arjen sujuvuus ja oikeanlainen miehitys jokaiselle tunnille.

– Näen että oma roolini on pelata sen eteen, että asiat sujuvat ja meillä on sopivat resurssit sekä osaaminen joka vuorossa, Marja kiteyttää toimenkuvaansa.

Jotta vajaan kahdenkymmenen hengen työyhteisön arki rullaa jouhevasti, vaaditaan taustalle selkeät ja toimivat työkalut. Koivu Apteekissa on käytössä HRSuunti Net -työkalu, joka on muodostunut Törnävälle korvaamattomaksi avuksi henkilöstöhallinnossa.

Selaimessa käytettävä HRSuunti Net -versio saa proviisorilta kiitosta erityisesti helppokäyttöisyydestään. Työkalu mahdollistaa joustavan arjen, sillä Törnävä pystyy hoitamaan HR-asioita ja suunnittelemaan vuoroja myös etätöiden rauhassa kotoa käsin.

HR Suunnin kenties suurin hyöty apteekkiarjessa syntyy sen integraatiomahdollisuudesta MAXXin kanssa. Kellontarkat suunnitelmat jokaisen työntekijän tehtävistä – eli ”päiväväritykset” – siirtyvät automaattisesti MAXXiin. Näin tiskissä palvelevan farmaseutin ei tarvitse vilkuilla paperilistoja tai puhelinsovelluksia tietääkseen seuraavan tehtävänsä. Työvuorot näkyvät suoraan MAXXissa, mikä tekee lennosta tehtävistä vaihdoista helppoja ja nopeita.

Henkilöstövastuun tehokas hoitaminen on apteekin sujuvuuden elinehto, sillä viikot menevät harvoin täysin suunnitelmien mukaan.

– Aina tulee yllättäviä muutoksia, ja silloin hyvin palvelevat järjestelmät ovat pelastajia nopeissa käänteissä, proviisori Marja Törnävä summaa.

Proviisori Törnävän ihmisläheinen työskentelyfilosofia ja jämäkkä ote tiimityöhön kumpuavat yllättävästä suunnasta – nimittäin urheilumaailmasta ja ryhmäliikunnasta. Hän aloitti ryhmäliikunnan ja muun muassa nyrkkeilyn ohjaamisen jo 16-vuotiaana.

– Ryhmäliikunta on joukonhallintaa. Ryhmän edessä seisominen ja satojen ihmisten liikuttaminen on opettanut taitoja, joita hyödynnän apteekissa päivittäin, Törnävä pohtii menneisyyttään valmentajana.

Liikuntatunnit ovat opettaneet häntä lukemaan joukkoa, mutta samalla huomioimaan jokaisen yksilöllisesti. Ihmisistä pitää osata aistia, milloin tiimistä saa puristettua vielä hieman enemmän irti ja milloin taas tarvitaan lepoa.

Ryhmädynamiikan ymmärtämisen lisäksi proviisori vannoo prosessien nimeen. Hän korostaa, että apteekkiarjen hektisyys ja nykyinen remonttievakko vaativat vahvoja rutiineja toimiakseen joustavasti. Samalla voidaan keskittyä olennaiseen, eli erinomaiseen asiakaspalveluun ja ihmisten kohtaamiseen, mikä on edelleen Marjan oma intohimo.

– Minulla on ollut onni olla ihanissa työyhteisöissä, mutta meidän työyhteisömme on paras, jossa olen työskennellyt. Tämä on hitsaantunut poikkeuksellisella tavalla yhteen, hän kehuu vuolaasti Koivu Apteekin matalahierarkkista ja poikkeuksellisen lämmintä ilmapiiriä.

Yksi merkittävä tekijä Koivu Apteekin elinvoimaisen ja kehittyvän arjen taustalla on sen vahva rooli opetusapteekkina. Apteekki ottaa säännöllisesti töihin farmasian opiskelijoita, tyypillisesti vähintään yhden oppilaan vuosivauhtia.

Opetusapteekkina toimiminen on Törnävän mielestä suuri rikkaus ja mahdollisuus. Vaikka perehdyttäminen vie aikaa, harjoittelijat tuovat mukanaan raikkaita näkökulmia, jotka kehittävät koko apteekin toimintaa.

– Opiskelijat opettavat ajattelemaan oman ympyrän ulkopuolelta, Törnävä kertoo ihaillen sitä, kuinka opiskelijoiden esittämät kysymykset haastavat katsomaan omia toimintatapoja kriittisesti.

Monelle esimerkiksi kemian opinnoista nauttivalle opiskelijalle saattaa tulla harjoittelussa yllätyksenä, kuinka suuresti apteekkityö todellisuudessa on puhdasta asiakaspalvelua. Se vaatii asiantuntemuksen lisäksi ennen kaikkea inhimillisyyttä sekä uskallusta heittäytyä vuorovaikutukseen asiakkaiden kanssa.

Kun oppilas lopulta herää omaan ammatillisuuteensa kokeneemman tiimin tuella, se on Törnävän mukaan paitsi palkitsevaa, myös paras tae alan tulevaisuudelle.

– Apteekkityö on ihmisten kohtaamista.