Lean-opeilla parempaan apteekkiarkeen

Miten voisimme tehdä asioita yksinkertaisemmin? Siihen tähtää Japanista Toyotan autotehtaalta polveutuva lean-toimintamalli, jota voi soveltaa mille alalle tahansa.

– Lean on pitkälti tapa toimia. Se on koko porukan yhteistä tekemistä, jossa yritykselle luodaan uusi toimintakulttuuri, lean-kouluttaja Maija Holopainen koulutusyritys MFlow’sta kertoo ja jatkaa:

– Lean ei missään nimessä ole vain tekemisen tehostamista ja sitä, että juostaan kovempaa, vaan se on sitä, että kävellään lyhyempi matka.

Maija Holopainen näkee apteekkien hyötyvän lean-mallilla toimimisesta erityisesti roolien selkeytyksessä.

– Isoimpana hyötynä näen, että apteekki saa leanista apuja johtamiseen sekä roolien ja toimenkuvien selkeyttämiseen. Lean-mallilla johdetussa apteekissa ei ole vain yhtä johtohenkilöä, jonka linjausten mukaan tehdään kaikki, vaan henkilökuntakin voi vaikuttaa työhönsä, Holopainen kertoo.

Tekemisen yksinkertaistamiseen kuuluu myös selkeät prosessit, että työtehtävät tehdään samalla tavalla. Näin saman työtehtävän tekemiseen ei mene yhdeltä henkilöltä kahta viikkoa, kun toinen tekee saman asian tunnissa. Leanin toimivuutta voi mittaroida apteekissa esimerkiksi jonotusaikojen pituudessa, virheiden määrissä tai siinä, kuinka nopeasti laskutus saadaan hoidettua. Kaiken tekemisen keskiössä on kuitenkin lopulta asiakas.

– Asiakkaan näkökulmasta katsottuna asiakas saa nopeammin sen palvelun, jonka vuoksi tuli apteekkiin – eikä lähde asioimaan kilpailevaan apteekkiin, Holopainen summaa.

Maija Holopainen ja Receptumin koulutuspäällikkö Harri Masko ovat rakentaneet lean-koulutuksen farmasia-ammattilaisten tarpeisiin. Ensimmäinen MAXX+Lean-koulutuspäivä järjestettiin Helsingissä helmikuussa ja jatkoa seuraa kevään mittaan Kuopiossa, Tampereella ja Turussa.

Kevättalven ja kevään koulutukset pureutuvat leanin perusteisiin, apteekkiarjen helpottamiseen ja MAXX-ohjelmiston mahdollisuuksiin. Koulutuksissa muun muassa herätellään apteekkilaisia pohtimaan, löytyykö apteekista henkilöä, joka vastaisi asiakaspalvelusta ja logistiikasta, vai onko niin, etteivät aihealueet ole kenenkään hallussa.

– Pienillä teoilla saadaan hiljalleen aikaan suuriakin muutoksia. Esimerkiksi laskutuksen osalta tehdyt pienet muutokset kertautuvat lopulta 12 kertaa vuodessa ja niillä voi olla lopulta suurikin vaikutus vaikkapa työntekijän ajankäyttöön, Harri Masko kertoo.

Eniten keskustelua helmikuun koulutuspäivässä herätti asiakaspalveluprosessi ja sen syy-seuraussuhteet.

– Varastonhallinnalla ja logistiikalla on suuri merkitys apteekin toimintaan, ja se vaikuttaa suoraan asiakaspalveluun. Kaiken apteekin tekemisen tulisi tähdätä mahdollisimman hyvään asiakaspalveluun, Masko sanoo.

MAXX+Lean-koulutuspäivä sai positiivisen vastaanoton apteekkilaisilta. Osa osallistuneista innostui kuulemaan lisää aiheesta ja pyysi Receptumia syventymään tarkemmin eri osa-alueisiin, kuten asiakaspalveluun. Koulutukselta toivottiin myös pidempää kestoa. Vähintään kaksipäiväisen koulutuksen puolesta liputtaa Kouvolan Hansa-apteekin apteekkari Juha Päivärinta, joka tunnisti koulutuksen avulla selkeän kehityskohdan apteekissaan.

– Teemme paljon yhteistyötä terveydenhuollon kanssa ja tunnistin selkeän pullonkaulan annosjakeluprosessissamme. Koulutuksessa puhuttiin läpivirtauksesta, joka välillä sakkaa apteekillamme esimerkiksi niissä tilanteissa, kun hoivakodin lääketilausaikataulu myöhästyy, Päivärinta kertoo.

Se taasen aiheuttaa sen, että apteekin päässä suunniteltu aikataulu myöhästyy ja työvaiheet kasautuvat loppupäähän työaikaa – johon oli suunniteltu muita työtehtäviä.

– Uskon että me molemmat osapuolet hyödymme siitä, jos saamme apteekin päässä optimoitua omaa tekemistämme ja saamme linkattua hoivakodin tekemisen yhteen kanssamme, Päivärinta miettii.