Tiedolla johtaminen on arkipäivää Porvoon Näsin apteekissa, jossa on otettu käyttöön uusia MAXX-työkaluja ja ominaisuuksia heti niiden ilmestyttyä. Työkalut auttavat apteekkari Timo Hännikäistä ja proviisori-varastomestariansa Terhi Tyniä pitämään apteekkitalouden vahvana tiukentuvista katteista huolimatta.
Kouluta apteekkiisi varastonhallinnan mestari. Suosittu Receptumin Varastomestari-koulutus järjestetään jälleen ensi vuonna.
Ilmoittaudu postituslistalle ja varmista paikkasi jo etukäteen!
Näsin apteekissa on varmistettu, että asiakas saa tarvitsemansa lääkkeet ja muut tuotteet sujuvasti yhdellä käynnillä. Puuttuvien tuotteiden tilaaminen jälkikäteen aiheuttaa vain lisätyötä henkilökunnalle ja hidastaa palvelua.
Järjestelmällinen varastonhallinta on selviö apteekkari Timo Hännikäisen porvoolaisapteekissa.
– Erityisesti järjestelmällinen ostaminen on järkevää näinä aikoina, kun katteita on leikattu ja voidaan leikata jatkossakin, apteekkari sanoo.
Näsin apteekin operatiivisesta toiminnasta ja varastonhallinnasta vastaava proviisori ja varastomestari Terhi Tyni täydentää apteekkaria:
– Kauppa ei käy, jos ei ole tavaraa. Myös tuotepuutokset ovat nykyään yleisiä. Ne täytyy ennakoida, jotta meillä on korvaava tuote varastossa, varastomestari kuvailee.
Työkalut helpottavat ennakoivaa ostamista
Näsin apteekissa on hyödynnetty MAXXin varastonhallinnan työkaluja jo vuosia. Receptum vieraili varastomestari Terhi Tynin pakeilla viimeksi pari vuotta sitten. Sen jälkeen MAXXiin on tullut Saatavuudenhallinta-ominaisuus ja MAXX Business -työkalu on täydentynyt ostotyökalulla.
Aiemmin tuotepuutosten ja hintamuutosten ennakointi vaati manuaalista työtä, mutta nyt toiminta on muuttunut huomattavasti sujuvammaksi ja systemaattisemmaksi.
Suositun Receptumin Varastomestari-kurssin käynyt Terhi Tyni kertoo työkalujen keventäneen omaa työtaakkaansa välittömästi. Hintamuutoksiin varautuminen ja niihin reagointi käyvät nopeasti suoraan järjestelmästä.
Saatavuudenhallinta-ominaisuus on aktiivisessa käytössä. Sen avulla Tyni seuraa erityisesti jälkitoimituksiin jääviä tuotteita. Kun järjestelmästä näkee mahdolliset puutteet, nopeisiin siirtoihin ja toisen lääkevalmistajan tuotteen tilaamiseen pystytään reagoimaan välittömästi, eikä asiakkaalle tarvitse myydä eioota.
– Jos huomaan, että toiselta valmistajalta jää jokin tuote puuttumaan, pystyn katsomaan työkalulla heti, mitä vastaavia tuotteita on muilla tarjolla, Tyni selittää.
Apteekkari Hännikäinen on innoissaan ostotyökalusta.
Ostotyökalu on äärimmäisen hyvä. Siitä näkee aina kun taksamuutoksia tulee, mitä tuotteita kannattaa tilata ja kuinka paljon.
– Timo Hännikäinen
– Ostotyökalusta näkee myös konkreettisesti, mikä katehyöty apteekille on, apteekkari kiittelee.
Aiemmin hintamuutoksia piti kärkkyä erillisistä tiedotteista ja vertailla tuotenumeroita käsin järjestelmästä, mutta nyt työkalu tekee analyysin suoraan.
Apteekkari Hännikäinen kertoo aktiivisen hintapumppujen hyödyntämisen muuttaneen Näsin varastoa olennaisesti.
–Siitä alkaen, kun otin Näsin apteekin vetovastuun puolitoista vuotta sitten, apteekin varaston arvo on noussut noin 40 prosenttia. Se ei kuitenkaan haittaa, koska kyseessä on järkevällä hinnalla ostettuja, myyntiin tarkoitettuja tuotteita, Hännikäinen painottaa.
Parempi asiakaspalvelu, terveempi apteekkitalous
MAXX-työkalujen käyttö on parantanut asiakaspalvelua ja helpottanut apteekkitalouden hyvinvoinnista huolehtimista porvoolaisapteekissa.
Tiedolla johtamisen kulttuuri vahvistui Hännikäisen ryhdyttyä luotsaamaan 28-henkistä apteekkiaan. Apteekkari toimi aikoinaan muun muassa MAXX Business -työkalun pilottikäyttäjänä.
Timon mielestä MAXX Business -työkalun suurin strateginen etu piilee sen kyvyssä poistaa arvailu päätöksenteosta.
–Kun apteekkia johdetaan faktoihin ja historiatietoon tukeutuen, voidaan ennakoivan analytiikan avulla tunnistaa tulevia trendejä ja markkinamuutoksia ajoissa, Hännikäinen selventää.
Tiedolla johtaminen ei kuitenkaan ole vain apteekkarin yksinoikeus. Tyni korostaa, että tietoisuuden jalkauttaminen koko henkilökunnalle on tärkeää.
– Kyllähän ihmisiä kiinnostaa, miten meillä menee ja kuinka asiat kehittyvät. Se antaa ymmärrystä kokonaisuudesta, Tyni huomauttaa.
Tieto ja tehokkaat järjestelmät vaativat rinnalleen osaavat asiantuntijat
Näsin apteekin tehokkuuden ytimessä onkin tiedolla johtamisen lisäksi ammattitaito ja luottamus.
Apteekkari Timo Hännikäinen seuraa ilolla varastovastaavansa työskentelyä.
– Terhi on jämäkkä johtaja, joka hoitaa tehtävänsä hyvin ja puuttuu asioihin heti. Luotan häneen sataprosenttisesti, Hännikäinen kehuu myös apteekin operatiivisena vastaavana työskentelevää proviisoriaan.
Tyni arvostaa puolestaan Hännikäisen antamaa vapautta ja rauhoittavaa johtamistyyliä.
– Näsin apteekissa on ollut minun aikanani kolme eri apteekkaria. Kun Timo luottaa tekemiseeni, saan siimaa tehdä asioita tiedon valossa itsenäisesti. Minä saatan olla välillä vähän tulinen, mutta kun apteekkari on rauhallinen ja jalat maassa, se rauhoittaa minuakin. Asiat hoituvat, vaikkei hosutakaan, Tyni hymyilee.