Apteekki Sastamala yhdisti muuton ja toimintatapojen muutoksen

Apteekki Sastamalassa otettiin käyttöön tehokkuutta lisäävä ja hukkaa vähentävä lean-ajattelu, kun apteekki muutti uusiin tiloihin vastavalmistuneeseen kauppakeskukseen.

Apteekki Sastamalan muuttomatka oli fyysisesti lyhyt: apteekki muutti kadun toiselle puolelle. Henkisesti kyse oli isosta harppauksesta. Muuton myötä apteekissa otettiin käyttöön japanilaisessa autoteollisuudessa alun perin kehitetyt tehokkaan työnteon lean-opit.

Ajatus toimintatapojen isosta muutoksesta oli apteekkari Tuija Myllymäen. Vaikka Myllymäki sai marraskuussa 2014 Sastamalaan tullessaan johdettavakseen hyvin hoidetun apteekin, hän arveli leanin-ajattelun tekevän apteekista entistä paremman.

“Muutto sujui todella hyvin ja nopeasti”

Avukseen muutoksen läpiviemisessä Myllymäki valitsi Receptumin. Apteekkari antaa Receptumille ja erityisesti Sanna Pietiäiselle ison kiitoksen siitä, että apteekin muutto sujui mallikkaasti. Muuttoa suunniteltiin ja valmisteltiin huolellisesti, yli kaksi vuotta.

”Kuulin kauppakeskuksen rakentamisesta ja muuttosuunnitelmista ensimmäisen kerran jo ennen kuin aloitin täällä apteekkarina. Se oli hyvä, että pääsin mukaan suunnitteluun heti alkuvaiheessa. Sain valita oman kulmani kauppakeskuksesta”, Myllymäki naurahtaa.

Uusiin tiloihin muutettiin maalis-huhtikuun vaihteessa. Vanhan apteekin ovet suljettiin perjantaina kello 15, ja asiakkaat otettiin vastaan uusissa tiloissa maanantaina kello 9.

Apteekin väki oli varautunut pitkään uurastukseen, mutta koska kaikki sujui yllättävän nopeasti ja hyvin, henkilökunta ehti levätäkin viikonloppuna.

Receptum auttoi muutossa konkreettisesti: asentajat asensivat perjantain aikana kaikki laitteet paikoilleen ja rakensivat apteekkiin myös Maxx-wlan-sisäverkon.

”Kaikki sujui todella hyvin ja nopeasti. Koivulan Matti hoiti erittäin ammattitaitoisesti kaikki liittymiin, sisäverkkoon ja Maxx-integroituun vuoronumerolaitteeseen liittyvät asiat kaikkina vuorokaudenaikoina”, apteekkari kehuu.

Työprosesseja yksinkertaistettiin asiakkaan hyödyksi

Apteekkari ja Sanna Pietiäinen kävivät ennen muuttoa apteekin prosessit läpi. Prosesseja yksinkertaistettiin ja kaikesta turhasta pyrittiin hankkiutumaan eroon. Apteekki Sastamala luopui esimerkiksi yhdestä tulostimesta ja läjästä vanhoja pölyisiä mappeja.

Tietokoneet otettiin monipuolisempaan käyttöön. ”Ennen hoidimme yhdellä koneella esimerkiksi tavaran purkua, toisella laskutusta ja kolmannella kotisairaanhoidon asioita. Nyt kaikkia töitä voi tehdä kaikilla koneilla.”

Toimintatapojen muutoksessa asiakkaan ääni on kaikkein tärkein. Kaiken tavoitteena on, että apteekin henkilökunta pystyy palvelemaan asiakkaita entistä paremmin. ”Siksi tietokoneita ei sijoitettu peränurkkaan, vaan asiakaspintaan. Voimme aina siirtyä helposti asiakaspalveluun muista töistämme”, apteekkari kertaa.

Robotti vapauttaa aikaa asiakaspalveluun

Uusiin tiloihin muutti myös Risto-Reippaaksi ristitty robotti. ”Mietin pitkään, uskallanko investoida robottiin ja kannattako se. Päätös oli helppo, kun ymmärsin investoinnin sopivan lean-ajatteluun. Robotti vapauttaa henkilökunnan aikaa asiakkaiden parhaaksi”, apteekkari sanoo.

Proviisoreitaan Myllymäki kiittää oivallisesti sujuneesta aikataulutuksesta. Proviisorit aloittivat hyvissä ajoin ennen muuttoa lataamaan robottiin apteekin vanhaa varastoa. Niinpä kaikki oli valmiina muuton koittaessa.

Uusi vuoronumerolaite lyhentää jonoja

Asiakkaita palvellaan viidessä pisteessä. Viides palvelupiste on erillisessä huoneessa sijaitseva Terveyspiste, jossa voidaan tehdä esimerkiksi verenpainemittauksia sekä kosmetologiopiskelijan tekemiä lakkauksia. Tulevaisuudessa huoneessa pääsee etälääkärin vastaanotolle.

”Sairaanhoitajaksi ja kosmetologiksi opiskelevat farmaseuttimme voivat myös tehdä tulevaisuudessa hoitotoimenpiteitä huoneessa”, apteekkari suunnittelee.

Receptumin uusi, entistä informatiivisempi vuoronumerolaite lyhentää asiakkaiden jonotusaikaa, Jokaiselle apteekin palvelupisteelle on oma painikkeensa, ja asiakkaat voivat jonottaa suoraan haluamaansa palveluun. Työntekijät näkevät Maxxista jonotustilanteen ja voivat rientää apuun, jos jonoja alkaa syntyä.

Kalusteiden valinnassa on ajateltu henkilökunnan hyvinvointia ja työergonomiaa. Palvelupisteissä on sähköpöydät, joten työntekijät voivat tehdä töitä myös seisaallaan.

Hyllyt suunniteltiin tavaroiden nopeaan löytämiseen

Apteekki sai muutossa 80 neliötä lisää tilaa. Uudet 270 neliön tilat ovat myös korkeammat ja avarammat kuin vanha tila. Avaruuden tunnetta lisää se, että keskellä apteekkia olevat hyllyt ovat matalia ja hyllyjen välissä mahtuu liikkumaan ostoskärryjen kanssa.

”Hyllyt on suunniteltu niin, että jokaiselle tavaralle on leanin mukaisesti vain yksi paikka. Henkilökunnan ei tarvitse käyttää aikaa tavaroiden etsimiseen”, Myllymäki sanoo.

Väreiksi uuteen apteekkiin otettiin ”Tyrvään vihreä”. Vihreän rinnalla on tummanharmaata ja valkoista. Persoonallisuutta apteekkiin tuovat paikallisen valokuvaajan ottamat kasviaiheiset valokuvat.

Tuotesuosittelua asiakkaiden hyödyksi

Apteekki lisäsi muuton yhteydessä aukioloaikojaan. Asiakkaita palvellaan nyt viikon jokaisena päivänä ja iltaisin kello 20 asti, tuntia pidempään kuin ennen. Apteekin nimikin vaihtui muutossa Hopun apteekista Apteekki Sastamalaksi.

Receptumin Maxx oli apteekissa käytössä jo ennestään, mutta apteekkari haluaa henkilökuntansa hyödyntävän sitä aina vain paremmin.

”Ohjelmat kehittyvät, ja koko ajan tulee uusia ominaisuuksia. Sanna on ollut tukena muutoksen läpiviemisessä kertomalla, mitä kaikkea Receptum pystyy meille tarjoamaan”, Tuija Myllymäki kertoo.

Hyödyllisenä apteekkari pitää Maxxista löytyvää suositteluominaisuutta, jonka avulla farmaseutit voivat kertoa esimerkiksi metformiinia käyttäville diabeetikoille, että heille voisi olla hyötyä B12-vitamiinista.

Apteekin palvelujen kehittäminen on Tuija Myllymäestä tärkeää, jotta apteekit pystyvät puolustamaan rooliaan suomalaisten ylivoimaisesti eniten käyttämän terveyspalvelun tarjoajana. Apteekkariliiton tutkimuksen mukaan apteekeissa on vuosittain yli 60 miljoonaa asiakaskäyntiä. Suomalaiset ovat myös hyvin tyytyväisiä apteekkipalveluihin.

”Sote-uudistuksessa on mietittävä tarkkaan, kannattaako hyvin toimivaa järjestelmää alkaa purkaa”, Myllymäki huomauttaa.

Apteekkarin vinkit muuttoon

• Panosta hyvään suunnitteluun.
• Aloita muuton valmistelu hyvissä ajoin.
• Kuuntele muiden apteekkarien kokemuksia ja ota niistä opiksi.
• Ole yhteydessä laitetoimittajaan ja ota selvää, mitä uutta heillä on tarjottavana.
• Jaa muuttoon liittyvät työt henkilökuntasi kanssa niin, ettei kenenkään taakka kasva liian isoksi.
• Muista myös oma jaksaminen.