Räätälöity koulutus tehosti toimintaa Näsin Apteekissa

  • 27.1.2020

Proviisori Terhi Tyni Näsin Apteekin uudistetuissa tiloissa.

Kun kouluttaja käy läpi apteekin toimintatavat, ehdottaa ja kouluttaa uusiin tehokkaampiin käytäntöihin, opit tulee varmasti myös otettua käyttöön. Näsin Apteekissa satsattiin räätälöityyn lähikoulutukseen.

Porvoon Näsin Apteekin vasta remontoidut tilat ovat avarat, valoisat ja kaikki löytyy nopealla silmäyksellä. Proviisori Terhi Tyni esittelee tiloja ja uusia elektronisia hintalappuja, joiden avulla hinnat voi päivittää kädenkäänteessä. 

“Remontti on vain yksi osa vuoden aikana tapahtuneita uudistuksia. Olemme tehostaneet ja selkeyttäneet samalla myös toimintamallejamme. Siinä tärkeässä osassa on ollut systemaattinen täsmäkoulutus”, kertoo Terhi Tyni.

Näsin Apteekki sai vuosi sitten uuden apteekkarin, Kirsi Paulamäen. Sen jälkeen on tapahtunut paljon ja apteekki on uudistunut vauhdilla.

“Koulutukset ja apteekin toiminnan kartoitukset ovat olleet osa uudistusprosessiamme. Meiltä oli henkilökuntaa menossa jo yleisiin koulutuksiin, mutta totesimme, että niissä aika olisi mennyt osin hukkaan. Kun apteekkijärjestelmän perusasiat ovat jo hallussa, paras hyöty saataisiin, kun kouluttaja tulisi paikan päälle. Receptumilta tuli Harri Masko ja hän tutki lähtökohdat, etsi kehityskohdat ja koulutukset suunniteltiin siltä pohjalta”, Paulamäki kertoo.

Proviisori Terhi Tyni seuraa portaittaisen hinnoittelun vaikutusta katteisiin raporteista.

Portaittaisella hinnoittelulla parannetaan katetta fiksusti

Toimintamallina oli, että ensin seurataan ja tutkitaan, miten asiat apteekissa hoidetaan. Sen jälkeen räätälöidään sopivat koulutukset, joilla tehottomiksi tai vanhentuneiksi havaitut toiminnot voidaan päivittää. Niitä pitivät Harrin lisäksi Raija Valtonen Receptumilta.

Tynin mukaan yksi havaittu kehityskohta poiki usein toisia, mikä on itse asiassa toimiva malli. Kerralla ei tulee liikaa ja kehitys on jatkuvaa.

Näsin Apteekissa porauduttiin toimintatapoihin ja työkalujen fiksuun käyttöön. 

“Ensimmäisessä koulutuksessa optimoitiin toimintatapoja, tehostettiin MAXXin aikaa säästävien työkalujen käyttöä ja katsottiin, miten saisimme entistä enemmän irti erilaisista raporteista”, Terhi Tyni kertoo.

“Vaikka varastonhallinta oli meillä hyvin hallussa, huomasimme että hinnoittelussa oli parantamisen varaa. Joissain tuotteissa hinnat ja katteet eivät oikein kohdanneet. Osassa kate oli melkeinpä olematon. Otimmekin siis koulutuksen portaittaiseen hinnoitteluun, johon oli hyvä siirtyä elektronisten hintalappujen myötä”, Tyni kertoo.

Portaittaiset hinnoittelukertoimet helposti käyttöön

Uuteen, portaittaiseen hinnoitteluun siirtyminen sujui jouhevasti. Tynin mukaan joulukuun alussa katsottiin excel apuna desimaalin tarkkuudella, mitä kate-euroille tapahtuu vuositasolla jos hinnoittelua hieman muutetaan. Tältä pohjalta tehtiin portaittaiset kertoimet. Kerrointaulukot toimitettiin Receptumille ja kun uudet elektroniset hintalaput tulivat, hinnat ilmestyivät niille napin painalluksella.

“Kaikki oli todella yksinkertaista, eikä vaatinut erityistä teknistä taitoa meiltä. Kyseessä on iso ajan ja rahan säästö, kun meidän ei tarvitse enää kahden viikon välein vaihtaa hintalappuja. Voimme myös kokeilla hintoja todella helposti määräajaksi tai osalle tuotteista, jos siihen on tarve”, Tyni sanoo.

Hintojen vaikutusta myyntiin on helppo seurata raporteista, joita apteekissa seurataankin koulutuksen myötä entistä ahkerammin ja toimintaa niiden avulla kehittäen. Kateraportit kiinnostavat tietysti uuden hinnoittelun takia erityisesti.

Tynin mielestä on todella terveellistä antaa ulkopuolisen välillä katsoa, miten apteekissa toimitaan. Helposti tulee tehtyä aina niin kuin ennenkin on tehty pitkän kaavan kautta, vaikka esimerkiksi ohjelmistojen kehitys sallisi joidenkin toimintojen automatisoinnin.

Portaittaisen hinnoittelun lisäksi apteekki otti käyttöön joukkohinnoittelun, jolla pystyy tekemään vaivattomasti erilaisia tarjousyhdistelmiä.

“Joukkohinnoittelun ansiosta saldot eivät enää mene sekaisin jos myydään vaikka “osta kolme, maksa kaksi” -tarjouksilla. Myös kassan työ helpottuu, kun ohjelma laskee tarjoukseen liittyvät asiat automaattisesti”, Tyni sanoo.

Sari Anderssonin työ helpottui ja aikaa säästyi koulutuksen ansiosta.

Eroon turhista toimista ja työtunneista laskutuksessa

Vuosi sitten laskutus siirtyi Näsin Apteekissa kokopäiväiseltä laskuttajalta apteekkarin vastuulle ja samalla tekninen työntekijä Sari Andersson otti myös kopin osasta laskutukseen liittyvistä tehtävistä.

“Vuosien varrella laskutusta oli tehty saman kaavan mukaan ja saimme nyt tilaisuuden katsoa asioita puhtaalta pöydältä kouluttajan avustuksella. En tarvinnut MAXXin käytössä perusopastusta, koska se oli tullut tutuksi jo aiemmin, mutta täsmäkoulutus laskutukseen liittyen oli silmiä avaava”, kertoo Andersson, joka on opiskellut apteekissa oppisopimuksella myös merkonomiksi ja kokee uuden opiskelemisen motivoivana.

Raija Valtonen keskittyi yhdessä Sari Anderssonin kanssa apteekin laskutuskäytäntöihin. He ottivat käyttöön automatisoituja toimintoja. Tuloksena oli, että kun keväällä laskutustehtäviin meni päivä kuukaudessa, syksyllä hommasta selvittiin neljässä tunnissa ja nyt jo puolessatoista tunnissa.

“Ajan säästö on valtava”, Sari Andersson sanoo tyytyväisenä. 

“Oli näppärää, kun löytyi valmis ohjeistus asioihin, eikä tarvitse stressata, onko muistanut kaiken. Räätälöity koulutus maksaa itsensä takaisin säästetyissä työtunneissa.”

ASIAKAS

Porvoon 4. Näsin Apteekki
Apteekkari Kirsi Paulamäki
Noin 20 työntekijää
Noin 140 000 reseptiä vuodessa

Tilaa uutiskirjeemme

Tässä blogissa me ja asiakkaamme kerromme lääkehoidon trendeistä, tulevaisuuden apteekeista ja siitä, miten apteekkien liiketoimintaa kehitetään entistäkin paremmaksi. Tarjoamme lukijoille vinkkejä, näkemyksiä ja hyötytietoja. Tilaa kuukausittainen uutiskirjeemme, niin pysyt ajan tasalla blogimme kirjoituksista.

Ota yhteyttä

Tarjoamme sinulle tulevaisuuden jo tänään!

Jätä alla yhteystietosi ja kerro mitä asiasi koskee. Olemme sinuun yhteydessä mahdollisimman pian.

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.

Valitse palvelu, josta haluat demon. Otamme yhteyttä mahdollisimman pian ja sovimme tapaamisen.

Valitse palvelu

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.

Receptum Oy

Vaihde ja myynti

receptum@receptum.fi
vaihde: 09-8567 8800
fax: 09-8567 8848

Postiosoite

Valimotie 1 B
00380 Helsinki