Huippuunsa hioutuneet prosessit ja niiden skaalautuvuus helpottavat usean apteekin kanssa työskentelevää apteekkariparia. Johanna Rautiainen ja Mika Hynninen pyörittävät vielä kevääseen saakka yhteensä kolmea apteekkia sivuapteekkeineen, ennen kuin Hynnisen ensimmäinen apteekki saa uuden johtajansa apteekkarinvaihdoksen myötä.
Kun keskiyö saa, pääsee apteekkari Johanna Rautiainen ”omien hommiensa” pariin. Päivät kuluvat joko alakoulu- ja päiväkoti-ikäisten lasten tai perheen apteekkiarjen hoitamisessa yhdessä apteekkaripuoliso Mika Hynnisen kanssa.
Johanna johtaa omaa Jyväskylän HoviApteekkiaan ja sen lisäksi myös puolisonsa apteekkien ja sivuapteekkien hallinnollisia töitä. Pariskunnan apteekit työllistävät runsaat 30 henkeä: Johannan johtaman HoviApteekin lisäksi Mikan apteekeissa, Mikkelin Ristiinan apteekissa ja sivuapteekissaan Suomenniemellä, Keuruun 2. Tervan apteekissa sekä Haapamäen ja Multian sivuapteekeissa.
– Arkeni on pitkälti ongelmanratkaisua. Työpäivät menevätkin usein niin, että aluksi tietää mitä päivän aikana täytyy tehdä, mutta todellisuudessa aiotusta on ehtinyt lopulta tehdä vain 20 prosenttia! Koskaan ei tiedä, mitä iltaan mennessä tapahtuu, Johanna nauraa.
Apteekkari Rautiaiselle tulee kolmisenkymmentä viestiä päivässä niin apteekkilaisilta kuin yhteistyökumppaneilta ja edustajiltakin. Työpöydällä on myös yhteistyö tilitoimistojen ja palkanlaskennan kanssa.
– Täytyy olla kartalla siitä, mitä missäkin ja milloinkin tapahtuu.
Prosessit, roolitus ja delegointi tärkeitä apteekkimosaiikin pyörittämisessä
Kuuden apteekkitoimipisteen pyörittäminen sujuu ketterästi, kun apteekkiarjen prosessit ovat kunnossa. Johannan ja Mikan tapa johtaa apteekkejaan on se, että olennaisimmat asiat tehdään samalla tavalla kaikissa apteekeissa.
– MAXX on käytössä kaikissa apteekeissa, ja se vaihdettiin myös Tervan apteekkiin viime kesän apteekkarinvaihdoksen yhteydessä. Saman järjestelmän myötä kaikki kirjanpidon ja myynnin raportit ovat samat: voimme opettaa työntekijöitä ja saamme kokonaisuudet samanlaisiksi jokaisessa apteekissa, Johanna selventää.
Prosessien tehokkuuteen liittyy olennaisesti myös se, että keskitytään omiin ydintehtäviin ja tietyt asiat ulkoistetaan esimerkiksi yhteistyökumppaneiden hoidettaviksi. Sellaisia ovat vaikkapa kirjanpidolliset asiat ja palkanlaskenta.
– Monessa apteekissa proviisorit ja apteekkarit laskevat palkkoja. Olemme ulkoistaneet senkin: se ei ole meidän ydinosaamistamme, eikä meidän kannata kuluttaa työaikaamme siihen, Johanna kertoo.
Myös sähköinen taloushallinto ja sähköiset prosessit tehostavat tekemistä. Laskuja liikkuu satoja kuukaudessa, eikä kokonaisuus olisi hallittavissa yhtä ketterästi, jos kaikki tapahtuisi paperisena.
– Meillä ei tulosteta yhtään tyhjää paperia, vaan kaikki liikkuu sähköisesti. Apteekeillamme on yhteiset pilvitallennustilat, joihin tallennetaan kaikki raportointi. Tällainen toiminta ei olisi paperihommana mahdollista, Mika kertoo.
Tekemistä voi tehostaa myös roolittamalla apteekkitiimiläisiä tiettyjen työtehtävien tekemiseen.
– Meillä tietyt hommat parhaiten osaavat tekevät ne työt. Kaikkien työtehtävien ei tarvitse mennä kaikille tasan. Kysymme tiimiläisten halukkuudesta hoitaa tiettyjä asioita ja jos halukkuutta löytyy, annamme heidän hoitaa ne, apteekkari Johanna Rautiainen kertoo.
Edessä muutosten kevät
MAXXin tarjoamat verkkoyhteydet ja ominaisuudet ovat mahdollistaneet etätyöskentelyn Johannalle ja Mikalle jo vuosia.
– Toimivat sähköiset yhteydet ovat kaiken apteekkitoiminnan perusta, ja pystyn hoitamaan lähtökohtaisesti lähes kaikki samat apteekkarin työtehtävät etänä kuin fyysisestikin, Mika kertoo.
Johannan työviikosta etätyöpisteellä kuluu tavallisesti vähintään kaksi päivää viikosta. Mikan tavoite olisi päästä samaan tilanteeseen, mutta Tervan apteekin myötä aika on uudessa apteekissa kulunut vielä enemmän asiakaspalvelussa ja apteekin toimintoja hioessa paikan päällä.
–Etätyöskentely saattaa olla joissain tapauksissa paljon tehokkaampaa kuin apteekilla työskentely. Esimerkiksi työvuorolistojen teko vaatii tuntikausien keskittymistä ja se keskeytyy apteekilla ollessa aina jonkin asian takia ja etenee huomattavasti hitaammin apteekissa kuin kotona. Työn tuottavuus voi olla etänä parempaa keskittymistä vaativissa tehtävissä, Johanna linjaa.
Apteekilla ollessa ollaan aidosti läsnä apteekkilaisille ja asiakkaille, eikä tehdä montaa asiaa samaan aikaan.
Kuuden apteekkitoimipisteen pyörittäminen kestää tulevan maaliskuun loppuun saakka. Kuun viimeisellä viikolla koittaa suuri päivä Mikalle, kun hän luopuu elämänsä ensimmäisestä apteekistaan Ristiinassa apteekkarinvaihdoksen myötä. Uusi Tervan apteekki on lähempänä perhettä ja lyhyemmät työmatkat helpottavat arkea.
– Meillä on pienet lapset ja johtoajatuksena oli se, että Keuruulla voi käydä päiväseltään töissä, jos tilanne vaatii, Mika Hynninen kertoo.
Prosessit ja työtehtävien vastuutus helpottavat apteekkiarkea. Se tekee myös uuteen apteekkiin siirtymisestä helpompaa. Ensimmäisestä apteekkitiimistään irtautuva apteekkari kehuu vuolaasti tiimiään Ristiinassa.
– Täytyy Ristiinan porukoiden kunniaksi sanoa, että apteekkiarki pyörii siellä hyvin, eikä minun ole tarvinnut osallistua tiskityöskentelyyn viime kesän jälkeen. Mutta kyllähän se haikealta tuntuu luopua ensimmäisestä omasta apteekistaan, jolla on erityinen merkitys.