Ison apteekin kehittämisen kolme tärkeintä asiaa

Apteekkari Kirsi Pietilä oli vuosi sitten varsin tyypillisessä tilanteessa, johon moni suomalainen apteekkari joutuu vuosittain. Hän aloitti toukokuussa 2014 uutena apteekkarina eläkkeelle jääneen apteekkarin tilalla. Moni asia oli odottanut uuden apteekkarin tuloa perinteikkäässä yhdessä Helsingin suurimmista apteekeista, Kontulan apteekissa.

“Kun pidin henkilökunnalle ensimmäisen infon, sanoin, että tulen muuttamaan täällä kaiken”, Pietilä muistelee alkua. Hänellä ei oikeastaan ollut muuta mahdollisuutta. Koska apteekkien liiketoiminnan edellytykset ovat tiukentuneet viime vuosina, apteekkien toimintaa on kehitettävä ja tehostettava jatkuvasti.

Remontti toi lisää tilaa ja modernin ilmeen

Kampanjatuotteille on oma näkyvä hyllytila

Kontulan apteekin vanhat tilat olivat liian pienet ja ahtaat apteekin isolle asiakasvirralle voimakkaasti kasvaneessa lähiössä. Ensimmäinen tehtävä oli saada jostain lisää tilaa. “Vasta marraskuussa saimme neuvottelujen jälkeen sopimuksen lisätiloista tästä vierestä ja pystyimme aloittamaan remontin kunnollisen suunnittelun. Saimme lisää tilaa 85 neliömetriä ja nyt apteekilla on tilaa 330 neliömetriä”, Pietilä sanoo.

Remontissa uusittiin käytännössä koko apteekki kalusteineen, hyllyineen, valaistuksineen, valvontakameroineen ja vuoronumerojärjestelmineen. Itsehoitotuotteet ja apteekin kosmetiikka saivat huomattavasti aikaisempaa enemmän tilaa ja palvelutiskeistä tehtiin nykyaikaiset, myös henkilöstön näkökulmasta.

“Teimme remontin vaiheittain yksi alue kerrallaan, siten että apteekin liiketoiminta pysyi koko ajan käynnissä. Vain kolmena lauantaina suljimme apteekin muutamaa tuntia aikaisemmin. Näin iso remontti vaiheittain tehtynä ei ollut aivan helppo”, Pietilä kertoo.

Toukokuun alussa Kontulan apteekissa vietettiin avajaisia. Samalla apteekin aukioloaikoja laajennettiin ja nyt ollaan auki myös sunnuntaina. “Remontin aikana havaitsimme, että apteekin ohitse kulkee paljon ihmisiä sunnuntaisin. Siksi päätimme kokeilla sunnuntain aukioloa. Ainakin ensimmäisenä sunnuntaina saavutimme tavoitteemme”, Pietilä sanoo.

Uusi apteekkijärjestelmä käyttöön

Uuden apteekkijärjestelmän valinta ei ollut Kirsi Pietilälle itsestäänselvyys. Hän oli tottunut Salix-järjestelmän käyttäjä jo aikaisemmasta apteekistaan, Malmin apteekista, jossa hän toimi apteekkarina yhdeksän vuoden ajan. Koko Kontulan apteekin henkilökuntakin oli tottunut Salixiin.

“Vanha apteekkijärjestelmä piti joka tapauksessa uusia toiminnan tehostamiseksi. Uuteen PD3:een en uskaltanut lähteä, koska sitä ei oltu vielä testattu näin suuressa apteekissa. MAXX-järjestelmään olin tutustunut mieheni apteekissa, mutta kyllähän apteekkijärjestelmän uusiminen täysin toisenlaiseksi oli jännittävä projekti näin isossa apteekissa”, Pietilä kertoo.

Kontulan apteekki uusi apteekkijärjestelmän ennen remonttia viime vuoden puolella. “Se oli tosi iso muutos henkilökunnalle ja on vaatinut paljon koulutusta. Osa henkilökunnasta on omaksunut uuden järjestelmän nopeasti, osa hitaammin. Siksi koulutusta on ollut vielä nyt toukokuussakin”, Pietilä sanoo.

“Henkilökohtaisesti olen ollut hyvin tyytyväinen MAXX:iin. Sen avulla voi tehostaa apteekin toimintaa ja saada esimerkiksi kampanjoista hyvää tietoa.”

Kolme tärkeintä ydinprosessia

Vuoronumeropisteen näkyvyys helpottaa asiakkaita

“Haluamme pitää Kontulan apteekin Itä-Helsingin johtavana apteekkina. Se vaatii apteekin jokaisen toiminnan miettimistä uusiksi ja tehostamista”, Pietilä kertoo tavoitteekseen.

Hän on määritellyt apteekin kehittämiskohteiksi kolme ydinprosessia, joita on jo alettu laittaa kuntoon: reseptinkäsittely, itsehoitotuotteet ja tavaralogistiikka.

“Olemme perustaneet jokaiselle ydinprosessille tiimin, joka lähtee viemään prosessia eteenpäin. Kun saamme nämä kolme prosessia toimimaan kunnolla, voin keskittyä toivottavasti ensi keväänä apteekin palvelujen kehittämiseen.”

Reseptinkäsittelyn uudistaminen tehokkaammaksi on pisimmällä ja tulokset näkyvät jo. Apteekissa muun muassa on uudistettu reseptilaatikostot menekin mukaiseen järjestykseen.  “Me selviämme tulevan kesän pienemmällä henkilökuntamäärällä kuin aikaisemmin”, Pietilä kertoo.

Kesän jälkeen vuorossa on itsehoitoasiakaspalvelun ja tavaralogistiikan kehittäminen tehokkaammaksi.

“Tiesin että ison apteekin toiminnan kehittäminen vie paljon aikaa, mutta minulle oli yllätys kuinka paljon aikaa se vie. Kyllä tässä on oppinut, että kun asiakasvirta on niin iso kuin Kontulassa on, niin kestää aikansa että uudistuneet toimintatavat muuttuvat rutiineiksi”, Pietilä kertoo.

Ison apteekin kehittäminen vie aikaa. Oikeilla työvälineillä se sujuu helpommin.