MAXXin intranetissä voi perustaa dokumenteille kansioita eri tiimeille. Esimerkiksi annosjakelutiimillä tai esimiestiimillä voi olla oma kansio tiimin dokumenteille ja vain tiimiin kuuluvat pääsevät käsiksi kansion tiedostoihin.
Tämä onnistuu määrittelemällä intran hallinnassa keillä on pääsy kyseiseen kansioon. Tarvittaessa jollekin roolille voi antaa vain lukuoikeuden, mutta ei kirjoitusoikeutta.
Kansioiden hallinnassa ensin MAXXissa perustetaan rooli, sitten valitaan kyseiseen rooliin kuuluvat ihmiset ja sen jälkeen intrassa annetaan roolille oikeudet käyttää kansiota.
Tällä tavalla on myös mahdollista perustaa intraan täysin henkilökohtainen kansio, kun perustaa MAXXiin roolin, johon kuuluu vain yksi henkilö. Esimerkiksi apteekkarin rooli on vain apteekkarilla ja vain hänellä on pääsy apteekkari-kansioon.
