ASIAKAS
Tampereen 3. Finlaysonin apteekki
Apteekkari Marja Kalliola
Työntekijöitä 7
Reseptejä 57 000 vuodessa
Apteekkijärjestelmän ja palvelimien vaihto ei tule ensimmäisenä mieleen, kun etsii itselleen hauskaa projektia toteutettavaksi. Finlaysonin apteekissa hiukan yli kuukaudessa toteutettu järjestelmänvaihdos MAXXiin oli kuitenkin sellainen kokemus, jota koko henkilökunta voi muistella tyytyväisinä.
”Jos haluaa muutoksesta mukavan, järjestelmänvaihdos on syytä toteuttaa suunnitelmallisesti ja koko henkilökunnan on saatava olla muutoksessa mukana alusta alkaen”, kertoo viisi vuotta Finlaysonin apteekin apteekkarina ollut Marja Kalliola.
Koko henkilökunta mukaan muutokseen
Järjestelmänvaihdos tuli Finlaysonin apteekissa mietintään loppuvuodesta 2014, kun vanhat palvelimet alkoivat olla tiensä päässä ja laitteiden uusiminen oli joka tapauksessa edessä.
”MAXX oli minulle tuttu aiemmasta työpaikasta, mutta apteekin henkilökunta oli käyttänyt toista järjestelmää. Aloimme valmistautua muutokseen niin, että henkilökunta sai tutustua MAXXiin ja sen ominaisuuksiin Receptumin esittelytilaisuuksissa pitkin vuotta. Kun järjestelmä oli voittanut ihmiset puolelleen ja ilmassa oli aitoa innostusta, oli aika alkaa toden teolla suunnitella vaihtoa”, kertoo Marja Kalliola muutosprosessista.
Apteekin kollauspöydälle ilmestyi punainen kukkaruukku, johon kaikki saivat laittaa lapuilla kysymyksiä ja mietteitä liittyen järjestelmänvaihtoon. Niitä käytiin sitten läpi yhteisissä palavereissa ja välillä soitettiin Receptumille ja kysyttiin lisätietoja.
Koko muutosprosessi tehtiin huolellisen suunnitelman mukaan yhdessä Receptumin kanssa. Ensimmäinen koulutus saatiin harjoittelupäätteen saavuttua.
”Saimme harjoittelupäätteen ja kassan, joilla kaikki saivat itsenäisesti harjoitella kaksi kertaa puolentoista tunnin jakson. Merkitsimme harjoittelut työvuorolistaan, jotta kaikilla olisi varmasti aikaa harjoitella. Samaan aikaan valmistauduimme myös siivoamalla asiakas-, työpaikkakassa- ja varastorekistereistä vanhentuneet tiedot pois”, kertoo apteekkari Kalliola.
Kalliolaa ilahdutti, miten jo harjoittelujakso lisäsi intoa ja yhteenkuuluvuutta, kun työkaverit neuvoivat toisiaan ja kertoivat oivalluksistaan toisilleen.
”Vajaan kuukauden harjoittelun jälkeen saimme vielä kolmen päivän koulutuksen: ensin perusasiat ja sitten kukin työtehtäviensä mukaan ryhmissä. Viikon päästä tästä koneet ja ohjelmat asennettiin yhdessä illassa. Seuraavana aamuna työ jatkuikin sitten MAXXin kanssa. Meillä oli Receptumin kouluttaja käyttöönottotukena pari päivää, mikä oli oikein hyvä, sillä esimerkiksi e-reseptien kanssa ei voi oikein harjoitella kuin tosi tilanteessa”, Kalliola summaa.
Järjestelmä yllättää iloisesti edelleen
Järjestelmä pääsi apteekissa heti täysteholla käyttöön kaikkine ominaisuuksineen. Vaikka koulutuksessa käytiin asiat perusteellisesti läpi, hyviä toimintoja löytyy ja oppii Kalliolan mukaan koko ajan järjestelmää käyttäessä.
”Esimerkiksi mainio ominaisuus on, että asiakkaan oston voi laittaa pitoon, jos hän vaikka lähtee hakemaan käteistä automaatista tai ostos muuten keskeytyy. Ostosta voi jatkaa siitä, mihin jäätiin, kun asiakas palaa”, Marja Kalliola kertoo.
”Kivoja ahaa-elämyksiä tulee edelleen. Viimeisin tuli laskuttajalle, kun asiakkaan laskun maksaja piti kertaluonteisesti vaihtaa ja se tapahtui todella vaivattomasti. Myös tuotteisiin lisättävät tuoteinfot ovat säästäneet vaivaa. Esimerkiksi pneumokokkirokotteen sisällöstä kyseltiin usein samoja asioita. Nyt tuotteen kohdalla näkyy info, ettei se sisällä eläviä tai heikennettyjä taudinaiheuttajia.”
Järjestelmänvaihtoon apteekkari antaa vielä yhden ohjeen: ”Muuttakaa totuttaja käytäntöjä, etsikää tapoja tehdä asioita tehokkaammin uusilla välineillä. Finlaysonin apteekissa pelkästään palvelutapausten käyttöönotto toi isot edut ja säästöä ajankäytössä”.
9 x apteekkarin vinkit sujuvaan järjestelmänvaihtoon
- Osallista koko henkilökunta muutokseen ja sen suunnitteluun
- Suunnittele ja aikatauluta muutosprosessi hyvin etukäteen
- Jaa vastuualueet muutoksen suunnittelussa ja toteutuksessa
- Tiedota hyvin kaikista vaiheista
- Merkitse uuden järjestelmän harjoitteluajat työvuorolistaan
- Hyödynnä kaikki koulutusmahdollisuudet fiksusti
- Siivoa vanhat rekisterit ennen vaihtoa
- Ota uudet toiminnot heti käyttöön
- Mieti, mitä vakiintuneita toimintatapoja voi vaihdon yhteydessä muuttaa sujuvammiksi.
- Muista, että muutos on aina mahdollisuus!
