Tärkeitä tiedostoja kannattaa säilyttää muuallakin kuin omalla tietokoneella. MAXXn Intran dokumentit ovat kätevä tapa säilyttää dokumentteja.

Kansiorakenteen avulla voidaan ryhmitellä dokumentteja kansioihin ja alikansioihin, kuten Windowsissakin. Käyttäjälle näytetään vain ne kansiot, mihin hänellä on annettu oikeudet.

Käyttöoikeudet annetaan kansioille, ei yksittäisille dokumenteille. Käyttöoikeudet periytyvät alikansioihin.

Ylläpito-oikeudet omaava henkilö voi käyttäjien hallinnan kautta luoda tarvittaessa uuden roolin, joka lisätään vain yhdelle tai useammalle, joille haluaa oikeuden nähdä kyseisen kansion.