“Ongelmia on vaikea korjata, jos ei tiedä, mikä on pielessä. Apteekkikatsastus auttaa apteekkia näkemään, miten se voi tehostaa toimintaansa ja parantaa myyntiään”, sanoo Receptumin koulutusasiantuntija Harri Masko.
Apteekkikatsastuksessa apteekin käytännöt ja myynti selvitetään perusteita myöten. Katsastusraportti on käytännöllinen muistilista apteekin kehittämiseen. Siitä selviää, mitkä osa-alueet apteekissa toimivat, mistä löytyvät toiminnan kipupisteet ja minkälaisesta koulutuksesta henkilökunta hyötyy.
“Parhaimmillaan katsastus saa apteekin aloittamaan jonkun projektin, jota muuten ei ehkä aloitettaisi. Jo se parantaa fiiliksiä, kun turhista työtehtävistä luovutaan”, MAXX-koulutuksia ja apteekkikatsastuksia tekevä Receptumin koulutusasiantuntija Harri Masko sanoo.
Maskon mukaan apteekkikatsastus tehdään aina paikan päällä. Jokainen apteekkikatsastus on omanlaisensa, mutta usein samat ongelmat toistuvat. Näihin asioihin Harri Masko kiinnittää katsastuksissa huomioita.
1) Myymälän yleisilme ja kalusteiden sijoittelu luovat ensivaikutelman
Kun jonkun asian näkee päivittäin, sille sokeutuu. Siksi on hyvä, että joku ulkopuolinen tulee paikan päälle katsomaan, miten apteekissa toimitaan. Esimerkiksi huonommin ja huonommin myyvän tuoteryhmän ongelma ei ole välttämättä valikoimassa tai hinnoissa. Kenties hyllyn peittää mainosteline, jolloin hyllylle on hankala päästä. Yhtä lailla vuoroaan odottavien reseptiasiakkaiden silmien edessä saattaa olla huonosti myyviä nikotiinituotteita, vaikka sesonkituotteet kuten aurinkorasvat ja allergialääkkeet tai kipulääkkeet myisivät siinä kohtaa paremmin.
2) Apteekin arjen sujuvuuden näkee paikan päällä
Apteekin toimintaa paikan päällä seuraamalla selviää usein nopeasti, missä toiminnan mahdolliset pullonkaulat sijaitsevat. Kenties tavaranpurku takkuaa, kun henkilökunta ei ole saanut riittävää MAXX-opastusta. Tämä voi heijastua pitkinä jonoina aina reseptintoimitukseen asti, kun farmaseutit paikkaavat kassalla. Yhtä kaikki, apteekkikatsastuksen tavoitteena on löytää ongelmakohdat ja auttaa apteekkia tekemään työnsä mahdollisimman jouhevasti.
3) Hinnoittelu kertoo ison kuvan siitä, miten apteekilla menee
Myymälämyynti ja apteekin hintataso ovat iso osa apteekin taloutta. Aika ajoin on hyvä käydä kunnolla läpi, mitkä tuotteet myyvät ja mitkä eivät. Apteekissa saatetaan ajatella, että liikkumattomia tuotteita on vain vähän. Numeroiden valossa tilanne voi näyttää toiselta. Ratkaisu on MAXXiin määritellyt tuoteryhmät, joihin valitaan halutut tuotteet, vaikkapa kosmetiikka tai vitamiinit. Niiden avulla ryhmäkohtaista myyntiä, katteita ja menekkiä voi seurata muutamalla napinpainalluksella.
4) Hyllyvastaavilla tuotemyynti ja työtyyväisyys nousuun
Hyllyvastaavien nimeäminen, heidän työnsä tavoitteiden selkeä määritteleminen ja riittävän vastuun antaminen parantavat useimmiten myyntiä. Hyllyvastaavalle pitää myös antaa valtaa tehdä työnsä hyvin. Kun hyllyvastaava osaa hyödyntää MAXXin raportointiominaisuuksia, hän näkee, miten tuotevalikoima vaihtuu ja hinnoittelu toimii. MAXXin portaittaisten hintakertoimien avulla kalliimpien tuotteiden hintoja voi laskea ja edullisempien katetta nostaa. Useimmiten työntekijän työhyvinvointikin paranee, kun hän voi vaikuttaa työhönsä.
5) Kaikki irti kanta-asiakasjärjestelmästä
Kanta-asiakasjärjestelmän ylläpito ja kehittäminen kannattaa antaa jonkun siitä innostuneen vastuulle. Monessa apteekissa on kymmenien tuhansien asiakkaiden rekisterit, mutta heistä keräytyvää tietoa hyödynnetään heikosti. Apteekissa ei ole välttämättä edes mietitty, miksi koko järjestelmä on olemassa ja mitä sillä tavoitellaan. Kanta-asiakkaille järjestetään erilaisia kampanjoita, mutta kampanjoiden onnistumisen seuraaminen ja jälkityö saattavat ontua. Tähänkin löytyy apua MAXXista.
6) Myynninmukainen tilaustapa varastonhallinnan avuksi
Jos varastoon kertyy tuotteita, jotka eivät käy kaupaksi, kannattaa tarkistaa onko varastonhallinnassa hyödynnetty täysipainoisesti MAXXin automaatiotoimintoja. Oikein asetellut parametrit ja hälytysrajat nopeuttavat varaston kiertoa. Myynnin mukaisessa tilaustavassa aikaa ei kulu tavaroiden tilaamiseen ja MAXX huolehtii tilausmääristä. Näin varastonhoitoon jää enemmän aikaa.
7) Lääkehoidon tuella parempaa asiakaspalvelua
Toisinaan lääkehoidon tuki lisämyynnin välineenä käsitetään väärin. Asiakkaille ei tietenkään saa myydä turhia lääkkeitä, mutta monesti farmaseutti voi reseptitoimituksen yhteydessä suositella tuotteita, jotka auttavat asiakasta voimaan paremmin. Tuotesuosittelu ei ole epäasiallista vaan hyvää palvelua, jos asiakkaan lääke aiheuttaa esimerkiksi ummetusta tai herkistää auringonvalolle ja farmaseutti suosittelee tuotetta, joka auttaa näihin vaivoihin.
8) Palvelutapausten hyödyntäminen sujuvoittaa apteekkiarkea
Monessa apteekissa arki tehostuu MAXXin palvelutapausten avulla. Erillisten lappusten tai ruutuvihkoon kirjattujen tietojen sijaan esimerkiksi asiakkaalle tilatusta tuotteesta kirjataan tieto MAXXiin. Näin tieto tuotteesta ja siitä, mitä sille on tarkoitus tehdä, kulkeutuu kaikille vaivattomasti. Asiakaspalvelukin on sujuvaa, kun Kela-kortin vilautuksella selviää vaikkapa se, onko tuote maksettu jo etukäteen.
