Kun pari vuosikymmentä lääketeollisuudessa työskennellyt apteekkari Sakari Aropuu perusti Hakaniementorin apteekin tyhjästä, hän ei hypännyt tuntemattomaan kylmiltään: perusta valettiin huolellisella taustatyöllä, jossa korostuivat prosessien suoraviivaisuus, datalla johtaminen ja halu luoda avoin työyhteisö tiukasta talouskurista huolimatta.
Nyt on hyvä aika tehdä jotain muuta, pohti kehittymisennälkäinen Sakari Aropuu viisi vuotta sitten. Hän halusi palata apteekkialalle, jossa ei koskaan aiemmin varsinaisesti työskennellyt hypättyään lääketeollisuuteen jo farmasian opintojensa aikana. Aropuulla oli apteekkialalle harvinaista näkemystä, jota oli kertynyt parista vuosikymmenestä kansainvälisessä ympäristössä lääketeollisuuden tutkimuspuolella ja johtotehtävissä.
Siirtymä lääketeollisuudesta apteekkikentälle alkoi määrätietoisesta tutkimustyöstä kentällä: Sakari kerrytti käytännön kokemusta työskentelemällä useissa eri apteekeissa ennen oman yrityksen perustamista. Hän halusi nähdä erilaisia toimintatapoja ja ymmärtää apteekkiarkea kaikilta tasoilta.
– Ajattelin, että minun kannattaa nähdä paljon erilaisia apteekkeja, jotta minulla on mahdollisimman hyvät eväät oman apteekin pyörittämiseen, apteekkari Aropuu kertoo.
Oppivuodet opettivat, mitkä asiat toimivat ja missä prosesseissa on tehostamisen varaa. Hän huomioi erityisesti sen, miten apteekkimaailma on muuttunut ja miten vanhat, painolastiksi muodostuneet tavat kuten erilaisten dokumenttien tulostelu voivat hidastaa työtä.
Helsingin Hakaniementorin apteekki perustettiin nollapisteestä, mikä antoi Sakarille mahdollisuuden toteuttaa visiotaan ilman vanhoja rakenteita.
– Uskon sen olevan hyvä asia, että apteekkareita on erilaisilla taustoilla. Näen sen voimavarana, jota kannattaa hyödyntää laajasti, summaa Aropuu, jonka johtamis- ja esihenkilökokemus on ollut korvaamaton etu uuden työyhteisön rakentamisessa.
Vaikka apteekkari kokee vielä harjoittelevansa apteekkitalouden johtamista, hänen taustansa budjetoinnin ja projektinhallinnan parissa tuo johtamiseen tiettyä varmuutta.
Suoraviivaista ja keskustelevaa apteekkiarkea
Hakaniementorin apteekissa turha byrokratia on jätetty minimiin. Sakari on hyödyntänyt muiden apteekkien parhaita käytäntöjä ja karsinut pois monimutkaiset välivaiheet.
– Asioita voi tehdä suoraviivaisesti ja prosessit kannattaa suunnitella yksinkertaisiksi. Esimerkiksi moni aiemmin tulostettu dokumentti löytyy suoraan MAXX-järjestelmästä, Sakari Aropuu sanoo.
Hakaniementorin apteekissa hyödynnetään MAXXin ominaisuuksia monipuolisesti aina työntekijäviestinnästä varastonhallintaan. Erityisen hyödylliseksi hän kokee palvelutapaukset ja ennakkotilaukset, joilla voidaan automatisoida kalliiden lääkkeiden tilaukset vakioasiakkaille.
MAXXista saatavan datan hyödyntäminen ulottuu myös varaston optimointiin. Sakari osallistui vuonna 2025 Varastomestari-koulutukseen, jonka opit hän jakoi järjestelmällisesti koko apteekkitiimilleen. Työntekijöille varattiin aikaa perehtyä materiaaleihin, joista erityisesti tilausparametreja käytiin läpi pieteetillä. Tilausparametrien säännöllinen säätäminen on tuottanut välittömiä tuloksia.
– Sillä saadaan vapautettua merkittävä määrä rahaa pois varastosta, Sakari Aropuu vinkkaa.
Varastomestari-koulutuksen opit eivät jääneet vain teoreettisiksi, vaan niiden pohjalta muokattiin konkreettisia toimintatapoja apteekille. Jatkuva varaston perkaus raporttien avulla on välttämättömyys uudelle apteekille, jonka asiakasvirrat kehittyvät jatkuvasti. Apteekkari Aropuun tavoitteena on, että jokainen työntekijä ymmärtää taloudellisten päätösten vaikutuksen apteekin arkeen. Kun järjestelmä huolehtii rutiineista, ammattilaiset voivat keskittyä lääkeneuvontaan.
– Suoraviivaisuus ei ole vain säästökeino, vaan se vapauttaa aikaa kaikkein tärkeimmälle: asiakkaan kohtaamiselle.
Talouden puristuksesta syntyy uudenlaisia palveluja asiakkaille
Sakari aloitti apteekkarin uransa kunnianhimoisesti, mutta alan tiukka taloustilanne on karsinut toimintasuunnitelmia. Resurssien niukkuus on pakottanut nipistämään asioista, joita hän pitää arvokkaina, kuten säännöllisistä yhteisistä kokouksista ja henkilökohtaisista sparrauskeskusteluista työntekijöiden kanssa. Viestintä on siirretty MAXXin intraan. Apteekkari kokee tilanteen ristiriitaisena, sillä hän haluaisi panostaa työyhteisön kehittämiseen ja avoimeen vuorovaikutukseen enemmän kuin mihin aika tällä hetkellä riittää.
– Kohtaaminen ja keskustelu yhdessä ovat toki niin paljon parempia tällaisissa asioissa, hän sanoo toivoen voivansa palauttaa säännölliset keskustelut heti tilanteen salliessa.
Taloudellinen paine näkyy myös siinä, että apteekin palveluvalikoimaa on täytynyt rajata tarkasti. Heti alussa päätettiin, ettei Hakaniementorin apteekkiin tule lääkesekoitusten lisäksi perinteistä lääkevalmistusta. Tilanne kaventaa apteekkityötä ja sen monipuolisuutta.
Aropuu on huolissaan yhteiskunnan arvostuksen puutteesta apteekkien työtä kohtaan.
– En voi olla mainitsematta sitä ristivetoa, joka syntyy jatkuvasti lisääntyvästä taloudellisesta paineesta samalla, kun apteekit tukevat entistä enemmän perusterveydenhuoltoa. Koen, ettei yhteiskunta näe ja arvosta apteekkityötä niin, että sillä voisi elää, Aropuu sanoo.
Haasteiden keskellä Aropuu kehittää kuitenkin uusia palveluita kysynnän mukaan.
– Olemme aloittamassa säännöllisen rokotustoiminnan huhtikuussa. Tähän mennessä järjestämämme popup-rokotuspäivät ovat olleet suosittuja, joten kysyntää löytyy.
Hyvä tiimihenki huokuu asiakkaille
Hakaniementorin apteekin suurin ylpeys on sen henkilökunta. Apteekkari Sakari Aropuu on itse paikalla viitenä, välillä kuutenakin päivänä viikossa, ja osallistuu päivittäiseen asiakaspalveluun. Se antaa hänelle välittömän tuntuman apteekin arkeen ja asiakkaiden tarpeisiin. Asiakaspalaute on ollut erinomaista.
– Asiakkaat sanovat, kuinka hyvän ilmapiirin aistii tänne tullessa. Olen ollut hyvin onnekas, kun minulla on niin hyviä ja asiakaspalvelumyönteisiä työntekijöitä, Aropuu sanoo ylpeänä.
Apteekkari on jakanut tiimiläisilleen vastuuta heidän omien vahvuuksiensa mukaan: esimerkiksi kampanjoilla ja sosiaalisen median sisällöntuotannolla on omat tekijänsä.
Johtajana Sakari haluaa viljellä syyllistämätöntä työkulttuuria, jossa virheet käsitellään prosessien kehittämisen kautta.
Haluan sellaisen työilmapiirin, jossa ei syytellä tai osoitella sormella. Kaikki virheet käsitellään, mutta niiden myötä muutetaan tarvittaessa prosesseja toimivammiksi.
Lähestymistapa luo turvallisuutta ja kannustaa työntekijöitä kehittämään omaa työtään. Pienessä viiden hengen tiimissä jokaisen panos on merkittävä. Sakari uskoo, että monipuoliset taustat ja halu oppia uutta pitävät apteekin elinvoimaisena.
Tulevaisuuteen Aropuu katsoo maltillisen toiveikkaana. Vaikka talous pitää toiminnan kapeana, perustehtävä lääkehoidon turvaajana pysyy kirkkaana mielessä.
– Haluaisin useamman asiakkaan löytävän meidät, jotta voisimme palvella entistä laajemmin, Sakari summaa.