Täydellinen apteekki -koulutus pisti Apteekki Koilliskeskuksen kehitysuralle

Tamperelaisessa Apteekki Koilliskeskuksessa Receptumin Täydellinen apteekki -koulutus kirkasti myynninmukaisen tilaustavan merkityksen sekä laajensi hyllyvastaavien työnkuvia. Muutokset ovat apteekkari Esko Sorvalan ja proviisori Outi Vuorensolan mukaan tehostaneet apteekin arkea ja auttaneet erityisesti varastonhallinnassa. Siitä on ollut iloa korona-aikana.

Nyt apteekissa uskalletaan miettiä tulevan kesän lomiakin turvallisin mielin: Hyllyt pysyvät täynnä, vaikka hyllyvastaava olisi lomalla.

Apteekkiketjulle räätälöity kurssi kiinnosti

Apteekki Koilliskeskus vaihtoi Salixista MAXXiin jo muutama vuosi sitten. Uuden apteekkijärjestelmän perustoiminnot olivat apteekissa jo hyvin hallussa, kun mahdollisuus koulutukseen tuli.

Receptum käynnisti syksyllä 2019 Hyvän Mielen Apteekeille räätälöidyn Täydellinen apteekki -koulutuksen. Ketjussa ollaan innokkaita ja ennakkoluulottomia lähtemään mukaan ketjun apteekkeja kehittäviin projekteihin, Receptumin koulutus oli hyvä esimerkki siitä.

Koilliskeskuksessa puolestaan oltiin juuri liitytty Hyvän Mielen Apteekit -ketjuun. Oli selvä, että tähän koulutukseen lähdetään.

“Ohjelmiston vaihtaminen oli ollut iso juttu. Meillä meni lähes vuosi, että saimme kaikki perusasiat hyvälle mallille ja ohjeistukset ajan tasalle. Koulutus tuli loistavaan saumaan, sillä meillä oli jo käynnistelty joitain uusia kehityshankkeita. Esko on hyvin koulutusmyönteinen ja kehitysideoita saa ehdottaa jokainen. Arjen kiireessä hankkeet eivät silti oikein ottaneet tulta. Niinpä hyppäsimme koulutukseen innolla mukaan”, proviisori Outi Vuorensola sanoo.

“Ensimmäinen koulutuskerta toteutettiin lähiopetuksena. Oli mukava nähdä meille entuudestaan tuntemattoman apteekkiketjun ihmisiä kasvokkain ja päästä tutustumaan myös heihin.”

Hyödyt koulutuksesta kaikille apteekissa

Apteekki Koilliskeskuksesta oli koulutuksessa mukana proviisori, mutta hän otti pääosin webinaareina järjestettyihin koulutuspäiviin mukaan myös työkaverin, jonka vastuualuetta sillä kerralla käsiteltiin. Webinaareja oli kerran kuussa loppusyksystä alkaen.

“On hyvä, ettei uusi oppi tullut vain yhdelle. Pystyimme myös keskustelemaan tuoreeltaan, miten oppeja voisi parhaiten hyödyntää juuri meillä”, Vuorensola sanoo.

Ryhmämuotoisten koulutusten lisäksi apteekit saivat myös yksilöllistä opetusta tarpeen mukaan. Kouluttajilta saattoi kysyä juuri omaa apteekkia koskevia asioita.

Toinen Receptumin kouluttajista, Harri Masko, meni Koilliskeskukseen paikan päälle opastamaan kädestä pitäen esimerkiksi myynninmukaisen tilaustavan käyttöönotossa.

“Myynninmukainen tilaustapa ja reseptivaraston ylläpito olivat meidän apteekille yksi koulutuksen tärkeimmistä aiheista. Muutos tekemisessä on tehostanut apteekkityötä huomattavasti. Etenkin nyt, kun kevät on ollut niin poikkeuksellinen, on helpottavaa, kun varaston riittävyydestä ei tarvitse kantaa enää huolta.“

Proviisori Outi Vuorensolalla oli päävastuu Apteekki Koilliskeskuksen osallistumisesta Receptumin Täydellinen apteekki -koulutukseen.

Hyllyvastaavien työnkuva monipuolistui

Toinen tärkeä aihealue tamperelaisille oli palveluvalinnan hoitaminen ja hyllyvastaavien roolit. Siihen haluttiin tukea, sillä Prisman yhteydessä sijaitsevan apteekin palveluvalinta on suuri.

Apteekilla oli ollut jo entuudestaan hyllyvastaavat, mutta heidän tehtävänkuvansa oli suppea: myynnin kehittämistyö oli jäänyt taka-alalle.

“Nykyisin hyllyjen sisältö määräytyy meillä myynninmukaisesti ja hyllyvastaavilla on vapaat kädet miettiä omien tuotteidensa roolia hyllyssä. Apuna heillä on esimerkiksi MAXXin myyntiraportit, jotka jokainen osaa nyt ottaa”, Vuorensola sanoo.

Koulutuksen myötä hyllyvastaavien kanssa otettiin myös käyttöön vuosikello, josta jokainen näkee, mitä raportteja kannattaa ottaa ja mitä markkinoinnillisia toimenpiteitä tehdä milloinkin.

“Idea vuosikelloon tuli muuten eräältä koulutukseen osallistuneelta apteekilta. Ja juuri tällainen hyvien käytäntöjen jakaminen oli koulutuksessa hienoa. Olemme keskustelleet käytänteistä esimerkiksi koulutuksessa mukana olleiden apteekkien yhteisillä Facebook-sivuilla.”

Oman ketjun kesken jaettiin myös kokemuksia erilaisten asiakkaille lähetettävien tekstiviestien tehosta.

“Mekin uskaltauduimme laittamaan kosmetiikkaa ostaneille asiakkaille viestejä ja kampanjat onnistuivat hyvin. Tällainen vertaistuki ja -neuvot saman ketjun apteekeilta ovat olleet koulutuksen aikana tärkeitä”, Vuorensola sanoo.

Apteekki Koilliskeskuksessa huolehditaan turvaväleistä.

Osaaminen syveni koulutuksen myötä

Koulutus antoi Apteekki Koilliskeskuksen väelle kaivattua syvempää osaamista asioihin, joiden perusosaaminen heillä oli jo hallussa.

“Esimerkiksi hinnoittelua olimme miettineet jo MAXXin käyttöönoton yhteydessä. Mutta opimme muun muassa hyödyntämään MAXXin raportointiominaisuuksia aiempaa tehokkaammin.”

Keväällä koulutuksissa keskityttiin kampanjoihin sekä kanta-asiakkuuteen liittyviin asioihin. Niihin liittyviä käytännön toimia Apteekki Koilliskeskuksessa vielä mietitään.

Systemaattisella kehitystyöllä koulutuksen opit käyttöön

Outi Vuorensola painottaa, että koulutukseen kannattaa satsata kunnolla aikaa ja koko henkilökunnan pitää sitoutua kehitystyöhön. Vaikka koulutukseen osallistuminen ja kehitystoimenpiteiden edistäminen olivatkin hänen vastuullaan, muutkin apteekissa sitoutuivat muutokseen, kun he saivat samalla kehittää omia työtehtäviään.

“Me aloimme toteuttaa uusia toimintatapoja aina heti koulutussession päätteeksi, sillä muuten ne unohtuvat. Tiivistimme jokaisesta päivästä 1–2 konkreettista asiaa, joita lähdimme kehittämään. Asiat myös edistyivät, kun tiesi, että on kuukausi aikaa muuttaa toimintatapoja ennen seuraavaa koulutuskertaa.”

Malttikin kannattaa muistaa: Kaikkea ei voi muuttaa yhdellä kertaa.

Outi Vuorensola suosittelee Täydellinen apteekki -koulutusta erityisesti sellaiselle apteekille, jolla MAXXin peruskäyttö on jo hallussa.

“Näin he saavat MAXXin hyvät ominaisuudet paremmin hyödynnettyä. Toisaalta koulutus sopii myös apteekkarivaihdoksiin. Voisin kuvitella, että jos itse aloittaisin joskus uutena apteekkarina, lähtisin miettimään apteekkini kehittämistä juuri tällaisen koulutuksen tapaan, pala kerrallaan.”

Seuraavaksi Apteekki Koilliskeskuksessa seurataan, miten tehdyt muutokset toimivat ja vaikuttavat.

“On tärkeä kuunnella myös, miten henkilöstö kokee muutokset.”