Työtapojen muutos vähensi Petosen Apteekin tilantarvetta

Kuopiolaisen Petosen Apteekin muutto ja järjestelmien uusiminen antoivat mahdollisuuden uudistaa myös tekemisen tapoja, kertoo apteekkari Pekka Kaukonen

Uuden apteekin avaamiseen kannattaa valmistautua ajoissa, muistuttaa apteekkari Pekka Kaukonen, joka siirtyi Outokummun Apteekista Petosen Apteekin apteekkariksi Kuopioon, kotikonnuilleen. Hän toimii itsekin apteekkikauppojen konsulttina ja tietää rahoitus-, sopimus- ja ilmoitusruljanssin, joka apteekin avaamiseen liittyy.

Vaikka digitalisointi on sujuvoittanut apteekkien arkea, se on lisännyt myös uuden apteekin avaamisessa tarvittavia toimenpiteitä. Kun Pekka Kaukonen aloitti apteekkarin Töysän apteekissa vuonna 2002, pankkitunnisteiden vaihto riitti apteekin digitaalisten ratkaisujen hoitamiseksi uutta apteekkia avatessa. Kun hän syyskuussa 2016 ryhtyi apteekkariksi Petosen apteekkiin Kuopiossa, erilaisia digitaalisia toimijoita ja it-järjestelmiin syötettäviä tietoja on jo monia kymmeniä.

”Esimerkiksi e-resepteihin liittyy paljon sopimuksia ja tietoturvaan liittyviä asioita, jotka pitää olla viimeisen päälle kunnossa. Receptum ohjeisti ja hoiti meillä kaikki tarvittavat tietorurvasuojaukset ja yhteydet kohdilleen. Sen lisäksi receptumlaiset syöttivät kaikki sopimus- ja lupatiedot järjestelmään oikeisiin kohtiin. Ei tarvinnut huolehtia yksityiskohdista itse”, Kaukonen kiittelee.

Suunnittelun avulla pienempiin tiloihin enemmän tilaa

Joskus uusiin tiloihin muuttaminen ratkaisee ongelmia ja uuteen järjestelmään siirtyminen tuo uudenlaisia työskentelytapoja. Näin kävi Petosen apteekissakin. Vaikka Kaukonen suosittelee aloittamista vanhoissa tiloissa, nyt tarjolla olleet vanhat tilat elivät 20 vuoden takaisessa maailmassa, jossa apteekkarille oli varattu perinteinen iso huone ja asiakastilassa seinät rajoittivat kulkemista. Muutto oli helpompi ratkaisu kuin palapelin purkaminen ja kokoaminen vanhoissa tiloissa.

”Pääsimme K-Supermarketin viereen, Alkon vanhoihin tiloihin. Tarvittava lisätila löytyi lohkomalla kaupan tiloista. Vaikka tilat olivat neliöiltään entistä vähäisemmät, ne saatiin toimivammiksi. Muun muassa annosjakelulle ja asiakaspalvelulle tuli uutta tilaa ja omalle lääkevalmistuksellekin järjestyi paikka. Uudessa apteekissa pääsee nyt myös helposti kulkemaan vaikka ostoskärryjen tai rollaattorin kanssa”, Kaukonen sanoo.

Vanhassa Petosen apteekissa oli käytössä Salix-järjestelmä, mutta Kaukonen halusi uuteen apteekkiinsa MAXXin, koska se oli hänen edellisessä apteekissaan Outokummussa jo testattu ja hyväksi koettu. MAXXin myötä päästiin myös kokeilemaan uusia toimintatapoja Petosen apteekkiin.

”Esimerkiksi tavaranpurku sähköiseltä lähetteeltä on nopeuttanut työtä huomattavasti, eikä vaadi yhtä paljon tilaa kuin käsin purkaminen. Myös tavaroiden järjestely varastopaikoille on puoliautomatisoitunut uuden ohjelman seurauksena. Viivakoodi näyttää suoraan tavaran varastopaikan ja samalla on voitu luopua aakkostetuista reseptilaatikoita. Niissä kun A-laatikko oli äkkiä täynnä samaan aikaan, kun Z ammotti tyhjyyttään”, Kaukonen sanoo.

Vuoronumerojärjestelmä ilahduttaa kiireisiä asiakkaita

Vanhat laitteet eivät olisi sopineet enää uusiin tiloihin. Petosen Apteekkiin hankittiin paljon uutta, kuten MAXXiin integroitu valvontakamerajärjestelmä ja uusi digitaalinen vuoronumerojärjestelmä.

”Olemme ottaneet heti vuoronumerojärjestelmän edut käyttöön ja ohjelmoimme siihen muun muassa kiireiselle kotisairaanhoidolle napin, jolla pääsee ohituslinjan kautta nopeasti asioimaan.

”Ihan kaikkea emme kuitenkaan kerralla uusineet. Vaikka aukioloja pidennettiin viikolla ja lauantaina, sunnuntai-aukioloajat aloitamme vasta myöhemmin. Ensin vedetään henkeä ja tarjotaan kahvit asiakkaille. 800 kakkupalan kera”, kertoo Kaukonen.

4 vinkkiä uutta apteekkia avaavalle

• Jos voit tutustua apteekin toimintaan ensin vanhoissa tiloissa, älä muuta heti.
• Varaa aikaa sopimusten tekoon ja tee työlista tarvittavista toimenpiteistä
• Suunnittele ja aikatauluta tekeminen huolellisesti.
• Älä tee liian monta muutosta kerralla, se kuormittaa henkilökuntaa.