Apteekki Prisma Länsikeskuksessa loma-ajat on hoidettu mallikkaasti

Jokaisen apteekkarin olisi syytä oppia myös irrottautumaan töistä. Tähän uskoo turkulaisen Apteekki Prisma Länsikeskuksen apteekkari Minna Jaanson. Hänen mielestään tärkeää onkin, että apteekkari antaa henkilökunnalle tilaa ja mahdollisuuden ottaa vastuuta.

“Luottakaa ihmisiin. Fiksu henkilökunta hoitaa kyllä hommansa, eikä apteekkarin tarvitse olla aina paikan päällä”, Jaanson kannustaa.

Vaikka Minna Jaanson myöntääkin olevansa tavallaan töissä 24/7, hänen läsnäolonsa ei ole välttämätöntä. Tähän tilanteeseen hän on päätynyt antamalla henkilökunnalle vastuun lisäksi vapautta sekä satsaamalla koulutukseen, hyviin toimintaohjeisiin, määrätietoiseen harjoittelijoiden koulutukseen ja helppokäyttöisiin järjestelmiin.

“Olemme myös sopineet, että koko lomakausi on käytössä toukokuusta syyskuuhun, eikä henkilöstö pidä lomiaan samaan aikaan. Lomat järjestetään mahdollisimman tasa-arvoisesti”, Jaanson kertoo.

Harjoittelijatkin hyötyvät intran kattavista toimintaohjeista

Apteekki Prisma Länsikeskuksessa on tehty asiaan kuin asiaan selkeät ja päivittyvät toimintaohjeet, jotka löytyvät niin kansioista kuin jokaisen koneelta MAXXin intrasta. Tämä on tärkeää, sillä apteekissa on tälläkin hetkellä useita määräaikaisia tai tuntityöntekijöitä: osa on harjoittelijoita tai kesätyöntekijöitä, osa taas ollut poissa työelämästä jonkin aikaa tai jäämässä eläkkeelle.

“Proviisorimme on laatinut pitkäjänteisesti toimintaohjeita erilaisiin ongelmatilanteisiin, sillä juuri ne ruuhkauttavat apteekissa ja voivat vaatia monen hengen työtä. Esimerkiksi Kelalta tulee yhä useammin erilaisia poikkeuksia ja lisäyksiä ohjeisiin. MAXX osaa nämä kyllä hyvin huomioida ja estää osaltaan virheet. Tämän lisäksi ohjeet ovat meillä aina intrassa. Myös uudet työkalut vaativat ohjeensa, uusimpina meillä on intraan lisätty ohjeet suojatulle sähköpostille ja MobiiliReseptille”, Jaanson sanoo.

“Harjoittelijoilla on tasaveroinen pääsy kaikkiin ohjeisiin. Harjoittelijat ovat meille voimavara ja reservi, josta kasvaa jatkuvasti uusia hyviä työntekijöitä apteekillemme. Heidän osaamisensa hyödyttää myös meitä”, Jaanson kiittelee.

Apteekissa satsataan myös koulutukseen. Jaanson kertoo, että heillä on paljon sisäisiä koulutuksia ja kaikkia kannustetaan käymään koulutuksissa kiinnostuksen mukaan. Myös webinaareja käytetään koulutukseen.

Raportit apuna työvuoroja suunnitellessa

Loma-aikojen ja työvuorojen suunnittelussa Minna Jaansonilla on apuna MAXXin raportit aiemmilta vuosilta. Turun Länsikeskuksessa sijaitsevassa apteekissa on hyvin erilaisia asiakkaita ja tasaisesti ympäri vuoden. Apteekissa on keskityttykin palvelemaan nimenomaan ostoskeskuksen asiakkaita, eikä sillä ole erityispalveluita. Loma-ajat eivät tuo suuria muutoksia. Mitä nyt mökkiläisten ostosruuhkat kesäperjantaisin.

“Tärkeintä on, että asiakaspalvelu sujuu. Asiakkaat saavat tarvitsemansa tuotteet, eikä jonoja synny. MAXXin raporteista näen hyvin, mitä tuotteita on mennyt milloinkin ja miten myynnit muuttuvat. Meillä on käytössä pitkälle automatisoitu myynninmukainen tilaustapa. Näemme viime aikojen muutokset helposti myös kausituotteissa ja uutuuksissa. Jos jotakin tuotetta, vaikkapa punkkipantaa, aletaan äkkiä myydä kuuden kappaleen viikkovauhdilla, nostamme hälytysrajan kuuteen varastossa”, Jaanson sanoo.

Asiakasmäärien, myyntien ja reseptuurien seurannasta puolestaan on apua, kun suunnitellaan, miten paljon henkilökuntaa pitää kulloinkin olla paikalla.

Lomailua auringon mukaan

Kun apteekki on hyvin hoidettu ja osaavissa käsissä, apteekkari voi lomailla huoletta ja lähteä vaikka lyhyellä varoitusajalla golfaamaan, kun sää suosii.

Jaanson tunnustautuu liikunnalliseksi ihmiseksi, jolle golffaaminen, veneily, lenkkeily itsekseen tai koiran kanssa ovat tärkeitä. Myös mökillä Nauvossa vietetään aikaa.

Golf-reissu vaikka ystävien kentille järjestyy nopeastikin, kun apteekista ei tarvitse kantaa huolta. MAXX ja osaava henkilökunta pitävät koneiston vauhdissa tilanteessa kuin tilanteessa.

“Ei ole työtä, jota henkilökuntani ei osaisi ilman minua. Koulutuksen ansiosta kaikilla on osaamista moneen hommaan”, Minna Jaanson sanoo.